Cùng với âm thanh, ánh sáng trở nên rất quan trọng đối với sự kiện. Nó là công cụ tích cực và tác động có hiệu quả vào môi trườn, tạo nên tâm lý môi trường cần thiết phù hợp với các hoạt động sự kiện khác nhau. Việc thiết kế ánh sáng và bố trí hệ thống ánh sáng trong và ngoài phòng họp vừa phải ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vừa mang tính nghệ thuật. Hệ thống ánh sáng được chia thành 3 loại sau:
- Ánh sáng phục vụ các hoạt động sự kiện, bao gồm ánh sáng trắng, ánh sáng màu, tạo phong cảnh và ánh sáng chuyển động. Để tạo được ánh sáng này cần phải có những thiết bị chuyên dụng đặc biệt như đèn chiếu, đèn laser, đèn tròn quay…
- Ánh sáng bảo vệ, gồm hệ thống đèn với cường độ sáng thích hợp bảo vệ phòng hội nghị và khu vực sự kiện vào các đêm trong thời gian diễn ra sự kiện.
- Ánh sáng phục vụ các hoạt động chuẩn bị, hỗ trợ cho hoạt động sự kiện như các hoạt động dịch vụ, lắp dựng thiết bị, phục vụ sinh hoạt của khách tham dự và cán bộ, nhân viên công ty trong thời gian diễn ra sự kiện.
Nhà tổ chức phải hình dung được toàn bộ sự kiện, từng vị trí yêu cầu ánh sáng thế nào. Đặc biệt là sân khấu đòi hỏi ánh sáng với từng hoạt động sự kiện, trong phòng họp, ngoài tiền sảnh, trong tiệc chiêu đãi…Từ đó mà trang bị các thiết bị cho phù hợp.
Nhà tổ chức phải có hợp đồng chi tiết với các nhà cung cấp dịch vụ ánh sáng. Những nhà cung cấp các dịch vụ chuyên biệt như sân khấu, trang trí nội thất, kho bãi…thường đảm bảo dịch vụ trọn gói, trong đó có ánh sáng. Các nhà tổ chức cần chú ý là mặc dù bên cung ứng, cung cấp dịch vụ trọn gói song không bao giờ thích hợp hoàn toàn với yêu cầu sự kiện.
Sự kiện muôn hình muôn vẻ, ánh sáng là một công cụ tạo bầu không khí sự kiện. Vì vậy yêu cầu nhà tổ cung cấp phải có thiết kế chi tiết và thiết bị cụ thể. Những cán bộ, nhân viên phụ trách theo dõi công việc chuẩn bị này phải thường xuyên kiểm tra tiến độ.
Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng âm thanh, ánh sáng: Đối với mọi chi phí phát sinh cho sân khấu, âm thanh, ánh sáng hay hình ảnh Nhà tổ chức phải đảm bảo nhận được bản sử đổi chi phí viết tay chi tiết được chấp nhận của các bên liên quan. Không bao giờ chấp nhận việc thay đổi chi phí bằng lời nói. Có thể phải trả giá đắt nếu điều đó xảy ra.