Nếu Công ty muốn quảng bá hình ảnh hoặc giới thiệu thương hiệu, sản phẩm của mình thì điều quan trọng nhất là Công ty nên lựa chọn thật kỹ các công ty tổ chức sự kiện (hay còn gọi là Công ty tổ chức event). Công ty được lựa chọn phải có đội ngũ tư vấn và quản lý am hiểu về truyền thong; có ý tưởng, phong cách tổ chức sự kiện cũng như quảng bá sản phẩm độc đáo, mới lạ; giúp doanh nghiệp thoát khỏi những lối mòn xưa cũ và tư tưởng áp đặt chủ quan của doanh nghiệp lên sản phẩm của chính doanh nghiệp mình.
Ngoài ra, các công ty tổ chức sự kiện có sẵn các dịch vụ hỗ trợ như: truyền thông báo chí, trang phục, âm thanh, ánh sáng, thiết bị sự kiện, hoa tươi trang trí, PG, PB… vì vậy, họ có thể đảm bảo cho bạn một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, hoàn hảo và những phương án dự phòng tối ưu trong trường hợp có sự cố xảy ra.
Các công ty tổ chức sự kiện có ưu điểm không thể chối cãi là có nhiều kinh nghiệm hơn nên có thể tính toán và đề phòng các rủi ro có thể xảy ra. Những điều này nếu doanh nghiệp chưa từng làm sự kiện hoặc công ty event chưa có nhiều kinh nghiệm sẽ không lường trước. Hơn nữa, nhân sự của công ty tổ chức sự kiện luôn luôn làm việc với những dự án liên tục nên được trau dồi, rút kinh nghiệm liên tục thì chắc chắn những sự kiện sau sẽ tốt hơn.
Việc tổ chức sự kiện, tùy theo quy mô sẽ ảnh hưởng đến ngân sách chi tiêu. Các doanh nghiệp nên bàn bạc cùng với công ty tổ chức sự kiện nhằm đưa ra một chi phí hợp lý, tiết kiệm mà vẫn đảm bảo hiệu quả cao. Khi tổ chức một sự kiện, doanh nghiệp không nên chủ quan đặt hết trách nhiệm cho nhà tổ chức sự kiện mà cần hỗ trợ cung cấp thông tin, góp ý kiến, giám sát, hợp tác chặt chẽ để tránh xảy ra những thiếu sót không đáng có.
Ưu điểm:
1. Sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp trang trọng nâng cao thương hiệu, hình ảnh doanh nghiệp.
2. Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp chất lượng cao trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
3. PG, PB, MC… ngoại hình chuẩn, nhiều năm kinh nghiệm và thường xuyên được đào tạo bài bản, khả năng ứng biến cao với các tình huống sự cố ngoài kịch bản.
4. Tính toán và dự đoán được phương án dự phòng giảm thiểu rủi ro cho sự kiện.
5. Tiết kiệm được thời gian và nhân sự tập trung vào những dự án kinh doanh của công ty.
Nhược điểm:
1. Chí phí có thể cao hơn doanh nghiệp tự tổ chức.
2. Thuê nhầm công ty tổ chức sự kiện làm ăn không uy tín, chất lượng kém sẽ gây nên những tranh chấp, thậm chí ảnh hưởng đến kế hoạch Marketing chung của Công ty.