Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ khoản ngân sách thiếu hụt đáp ứng chi phí phát sinh. Dù tổ chức sự kiện ở bất kì quy mô nào thì việc chi tiêu trong một khoản ngân sách định trước là rất cần thiết và không thể bỏ qua được.
Để lập dự toán cho một sự kiện được chu đáo, điều cần thiết nhất là bạn phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện, để biết chúng ta cần gì cho những tiết mục đó. Nếu bạn chủ quan không đọc kỹ lưỡng, rất có thể vô tình bỏ qua một vài hạng mục quan trọng và kết quả là chúng ta không có ngân sách cho khoản này.
Hãy đọc kỹ Proposal trước khi bắt tay lập dự trù chi phí
Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến trước danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà chúng ta lên dự trù các hạng mục phù hợp cho sự kiện. Thông thường, bảng ngân sách cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:
1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
2. Đồ ăn thức uống
3. Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào…)
4. Thiết bị nghe nhìn (âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu)
5. Văn nghệ
6. Set up (sân khấu, bàn ghế… nếu thứ này không có trong phí thuê địa điểm)
7. Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
8. Photo, camera
9. Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
10. Game, quà tặng
11. Đi lại, vận chuyển
12. Giao tiếp (nếu có liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…)
13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
14. Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..)
15. Chi phí dự phòng, chi phí phát sinh
Nếu bạn không chắc chắn về giá cả hạng mục nào, đừng ngần ngại liên hệ nhà cung cấp để lấy giá cho chính xác. Đối với những người mới vào nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, lập dự trù kinh phí có thể là một công việc vô vàn vất vả bởi gì bạn chẳng thể nắm được giá cả của tất cả mọi thứ hàng hóa dịch vụ, tuy nhiên theo thời gian, kinh nghiệm được tích lũy, việc này sẽ dễ dàng hơn vì các sự kiện thường giống nhau ở một số hạng mục.
Ở một, hai lần đầu tiên, hãy đưa những người có kinh nghiệm tổ chức event xem bảng dự trù kinh phí của bạn để góp ý cho bạn về những thiếu sót nếu có. Bởi vì sự thiếu kinh nghiệm về Event của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp cho loại hàng hóa, dịch vụ đó. Ví dụ: Để đón tiếp 1000 khách cùng một lúc, bạn không biết phải bố trí việc Check in và số lượng PG đón tiếp như thế nào cho phù hợp, không có cảnh xô đẩy, chen lấn nên kết quả là bạn dự trù số lượng PG và bàn tiếp tân quá ít, do đó ngân sách thực tế sẽ bị đội lên. Hoặc là bạn tổ chức sự kiện trong một hội trường lớn, nhưng không biết công suất âm thanh nào là phù hợp cho khán phòng đó vì bạn chưa có kinh nghiệm, hãy liên lạc nhà cung cấp âm thanh để được tư vấn chứ đừng đoán bừa và đưa ra con số áng chừng.
Hãy nhớ rằng,”chơi” với tiền không bao giờ là dễ dàng.
Ngoài ra, một điều phải lưu ý là giới hạn ngân sách, vì có thể có những sự kiện mà người chủ thường đưa ra cho chúng ta một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Người ta có câu “Liệu cơm gắp mắm”, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt thì chúng ta phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Và đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện, vì một sự kiện sẽ phát sinh những điều chúng ta không lường trước được, cho nên nếu không có khoản này thì người tổ chức event sẽ phải gánh chịu mọi rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ rủi ro, phức tạp của từng sự kiện.
BẠCH VÂN – BÁNH BÈO