Lựa chọn địa điểm trong tổ chức event

Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn địa điểm phù hợp

Việc đặt ra những câu hỏi về địa điểm là vô cùng quan trọng . Dưới đây là chỉ là một vài trong số những câu hỏi cần được xem xét :
– Chúng ta có cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?
– Những điều gì khán giả có khả năng đề nghị?
– Chúng ta cần bao lâu để tổ chức sự kiện và trang trí địa điểm , bao gồm cả việc lắp đặt và gỡ bỏ?
– Có nên lựa chọn một địa điểm thuận tiện cho các phương tiện giao thông công cộng không ?

Điều tra địa điểm tổ chức sự kiện

Trong một đô thị lớn có thể có nhiều địa điểm để lựa chọn, tuy nhiên bên ngoài đô thị sẽ có thể sẽ có những địa điểm thích hợp hơn. Nếu công ty của bạn không sở hữu và quản lý một địa điểm hoàn hảo cho sự kiện thì có thể lựa chọn các địa điểm bằng cách :

– Liên hệ với các cơ quan chính quyền để có thể tìm kiếm, duy trì và tổ chức sự kiện ở các sân chơi thể thao, các địa điểm văn hóa và giáo dục tại địa phương.
– Liên hệ với các tổ chức trong ngành công nghiệp thể thao, vui chơi giải trí để phối hợp cùng tổ chức sự kiện.
– Tìm kiếm trên Internet các trang web giới thiệu về những địa điểm tổ chức sự kiện hấp dẫn.
– Tận dụng một trong các sản phẩm marketing trên thị trường để tìm kiếm thông tin theo lĩnh vực phù hợp.
– Liên hệ với các trường học, cao đẳng và các trường đại học để có thông tin cần thiết.
– Gọi điện thoại đến một địa điểm cụ thể để tìm hiểu hoặc nhờ trợ giúp giới thiệu về các địa điểm theo nhu cầu.
– Gọi điện thoại cho đơn vị quản lý sự kiện hoặc cá nhân có kinh nghiệm trong quản lý sự kiện.

Tất cả các thông tin có được trong quá trình tìm kiếm các địa điểm tổ chức sự kiện nên được lưu lại để sử dụng cho các sự kiện trong tương lai.

Tìm hiểu thông tin trên Internet về một số địa điểm (đã đưa vào tầm ngắm của bạn) theo một số tiêu chí sau

– Kích thước: Khu vực phải phù hợp để phục vụ cho sự kiện tức là tuân thủ theo các quy tắc (nếu một môn thể thao). Đối với các địa điểm trong nhà, chiều cao trần phải là đủ.
– Môi trường: Địa điểm cần phải hấp dẫn và thân thiện cho tất cả những người tham gia. Đối với địa điểm trong nhà cần xem xét độ sáng thích hợp, kiểm soát nhiệt độ không khí. Chỗ ngồi cần được thoải mái và góc nhìn tốt cho buổi trình chiếu. Địa điểm ngoài trời cần chú ý yếu tố thuận lợi bao gồm đầy đủ hệ thống thoát nước, chiếu sáng, che chắn và bảo vệ.
– Thiết bị: Đầy đủ thiết bị cần thiết như bàn ghế, phòng ốc, thiết bị viễn thông, điện thoại, Internet.
– Tiện nghi: Có thể đến được bằng phương tiện giao thông công cộng, không xa so với phần lớn người tham gia, gần chỗ nghỉ ngơi cho khách hàng hoặc gần trung tâm mua sắm.
– Chi phí: Chi phí của địa điểm cần phải phù hợp với ngân sách sự kiện sau khi đã tính cả các chi phí của thiết bị. Đối với những sự kiện lớn như những kỳ hội thao hay Olympic thì chi phí càng phải được tính toán chi tiết và cẩn thận.

Thống nhất về giá cả và các điều khoản

Một khi bạn đã xác định một số địa điểm có thể phù hợp, bước tiếp theo của bạn là đàm phán với các nhà quản lý địa điểm để có được những thỏa thuận tốt nhất. Mặc dù người quản lý địa điểm sẽ đưa ra mức giá chuẩn nhưng bạn đừng nên nghĩ rằng không có cơ hội mặc cả giá xuống, mặc cả cho các dịch vụ phụ. Nếu nó quá khó khăn để có được một mức giảm giá, bạn có thể có thể nhận được một số thời gian miễn phí, hoặc sử dụng một phần bổ sung của cơ sở miễn phí hoặc có được quyền truy cập vào thiết bị âm thanh miễn phí, hoặc thậm chí một số nhân viên bổ sung như nhân viên an ninh.

Đặt chỗ và xác nhận

Khi bạn đã chọn địa điểm mà là tốt nhất cho sự kiện của bạn, đó là thời gian để thực hiện một đặt hàng. Chú ý đến những thông tin sau:
– Trang thiết bị đã được đặt.
– Ngày tháng và thời gian đặt.
– Các khoản và tiến độ phải thanh toán.
– Các nghĩa vụ hợp đồng khác.
– Chi tiết liên lạc của bạn

Sau khi bạn đã ký hợp đồng cùng với một khoản tiền đặt cọc, bạn phải kiểm tra cẩn thận cho đến tuần cuối cùng trước khi sự kiện diễn ra. Đảm bảo rằng không có gì thay đổi, hoặc ít nhất là bất kỳ thay đổi nào xảy ra sẽ không ảnh hưởng đến sự kiện của bạn. Thay đổi có thể xảy ra bao gồm ánh sáng, đồ đạc bị loại bỏ, thiết bị và trang trí.