Hàng loạt hợp đồng triển khai chậm trễ, chi phí cho event cắt giảm đến tối đa. Việc siết chặt ngân sách quảng bá của các doanh nghiệp đã khiến doanh thu của các nhà tổ chức sự kiện sụt giảm đáng kể. Thêm nữa, các công ty tổ chức sự kiện mọc lên như “nấm sau mưa” cũng khiến việc cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Bên cạnh tính sáng tạo, năng lực quản lý và tổ chức, giá cả thực hiện luôn là những tiêu chí quan trọng trong việc đánh giá và đo lường khả năng tiến tới ký kết hợp đồng.
Tổ chức sự kiện trong “bão giá”
Trong thời buổi mà mọi thứ giá cả thay đổi từng ngày và có chiều hướng tăng nhiều hơn là giảm thì việc cân nhắc chi phí cho việc thực hiện một sự kiện là một nỗi lo không hề nhỏ. Bất kì hạng mục nào dù lớn hay nhỏ đều cần phải được cân nhắc sử dụng và sử dụng sao cho tiết kiệm mà vẫn đạt được hiệu quả mong muốn. Khách hàng đau đầu vì phải làm sao để cho khách mời tham gia sự kiện của mình có được sự thoải mái, ấn tượng mà chi phí phải bỏ ra không vượt quá ngân sách dự kiến. Công ty tổ chức sự kiện đau đầu không kém vì phải làm sao đạt được các yêu cầu của khách hàng trong một mức kinh phí không quá tốn kém mà vẫn có được mức lợi nhuận nhất định. Từ đây đẫn đến một lô một lốc các khó khăn mà người làm hậu cần cho các chương trình sự kiện phải xoay xở cân nhắc giá cả đầu ra đầu vào, kiểm soát chi phí trong suốt quá trình thực hiện sự kiện.
Tạm thông qua các vấn đề về kế hoạch tổ chức, ý tưởng chương trình thì giá luôn là “rào cản” cuối cùng trước khi tiến tới kí kết hợp đồng thực hiện chương trình. Các câu hỏi thường xuyên của khách hàng trong “bão giá” là “Em ơi, sao năm nay giá lại cao hơn năm trước thế này! ; Chị (anh) cắt phần hạng mục này… giữ lại hạng mục kia em nhé!”. Còn rất rất nhiều câu hỏi phản hồi về chi phí cho một sự kiện khi bảng báo giá được gởi kèm với proposal cho một sự kiện. Nhưng như vẫn là rất tốt vì ít ra với những câu hỏi trên là cơ hội thực hiện hợp đồng là khá cao. Có nhiều trường hợp công ty tổ chức sự kiện gửi ý tưởng đi sau bao ngày bỏ công sức đầu tư, suy nghĩ mà chẳng nhận được một hồi âm tích cực nào. Lúc đó thì đành ca bài ca “Sao chưa thấy hồi âm”.
Thật khó khi giá cả mỗi thời điểm mỗi khác, thế mà khách hàng lại đem giá đã thực hiện từ năm trước để so sánh với thời điểm hiện tại. Khi giải thích cặn kẽ, khách hàng nào thông cảm thì vấn đề dễ thở hơn. Khách hàng nào khó tính thì ngân sách đã duyệt là không thay đổi. Điều chỉnh cách thực hiện, thay phương án…là việc thường xuyên phải tranh luận. Bộ phận hậu cần event phải rà soát lại toàn bộ hạng mục, kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn, thương lượng lại với các nhà cung cấp dịch vụ sự kiện để có được chi phí đầu vào tốt hơn. Tuy nhiên, các vấn đề nội tại chủ quan (quy trình tổ chức, kiểm soát chi phí,…) thì còn khả dĩ có phương án giải quyết, thế nhưng với các hạng mục cần sự hỗ trợ từ nhà cung cấp thì khó khăn vẫn chưa hết.
Đau đầu để tính toán trong thời “bão giá”
Nỗi lòng nhà tổ chức sự kiện
“Em ơi giá cả dạo này cái gì cũng tăng, vận chuyển nhân công này kia đều tăng hết mà em còn đòi giảm giá thì sao anh làm được!” – Đây là câu nói thường nghe từ các nhà cung cấp trang thiết bị phục vụ chương trình như âm thanh, ánh sáng, pháo lửa, hiệu ứng, in ấn… Cũng khó để o ép khi quan hệ công việc là lâu dài. Lần này giảm thì lần sau cũng thế, cái khó này không chỉ các nhà cung cấp mà bản thân agency cũng gặp phải thế thì đành thông cảm và chia sẻ khó khăn của nhau. Ngồi lại cùng tính toán các phuơng án thực hiện, các giải pháp thay thế sao cho hiệu quả và tiết kiệm là cách duy nhất trong trường hợp không thể giải quyết vấn đề giá. Đấy là nếu như mọi tính toán và giải pháp thay thế đạt được hiệu quả với mức chi phí cho phép còn nếu không thì đành cắt bỏ hạng mục hoặc thay đổi hẳn sang phương án dàn dựng hoặc điều chỉnh kịch bản. Lúc này lại phát sinh thêm chuyện khác.
Thông thường kế hoạch tổ chức bao gồm chi phí thực hiện sau khi đã thống nhất với khách hàng về nội dung chương trình. Phát sinh vấn đề về giá thường xảy ra khi khách hàng chấp nhận kế hoạch tổ chức nhưng không thỏa mãn về chi phí thực hiện. Lúc này việc cắt giảm hạng mục hay thay đổi phương án, nội dung chương trình sẽ gặp nhiều khó khăn. Việc này chỉ có thể giải quyết bằng cách đưa ra một phương án tổ chức hay thiết kế trang trí khác sao cho vẫn đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, bảo đảm ý tưởng đã được khách hàng thông qua vẫn được thể hiện và chi phí thực hiện trong tầm kiểm soát. Tuy nhiên tốt nhất là luôn bám sát các kế hoạch tổ chức ngay từ lúc hình thành ý tưởng, các phương án dàn dựng, thiết kế để từ đó có sự điều chỉnh kịp thời trước khi kế hoạch tổ chức đó được chuyển đến khách hàng. Không đơn giản chút nào khi phải cân bằng lợi ích của khách hàng và sự sống còn của công ty. Dân event chỉ có nước “cười như mếu” khi ý tưởng bay bổng trong chi phí hạn hẹp.
Cải thiện các phương án tổ chức, kết hợp chặt chẽ với các nhà cung cấp để luôn có giá tốt nhất. Kiểm soát chi phí, hạn chế các phát sinh trong suốt quá trình thực hiện sự kiện là cách hữu dụng nhất để giảm thiểu những chi phí không hợp lý. Điều này chỉ có thể làm tốt khi ngay từ lúc tiếp nhận thông tin, lên kế hoạch tổ chức, thiết kế trang trí và dàn dựng. Người thực hiện công việc sản xuất và hậu cần cho chương trình phải luôn theo sát các công đoạn để từ đó tư vấn và đưa ra giải pháp thực hiện tốt nhất trong thời bão giá hiện nay.
QUANG HUY (MiO Communication)
Comments are closed.