Nhiều năm trở lại đây, việc quảng bá thương hiệu và tên tuổi công ty thông qua các sự kiện được áp dụng một cách triệt để bởi đây là một công cụ cần thiết và hiệu quả để thực hiện chiến lược kinh doanh và tiếp thị mà ai cũng muốn dùng. Việc chuẩn bị và tổ chức một sự kiện cần rất nhiều thời gian cũng như chuyên môn lẫn nhân sự. Do vậy, công ty tổ chức sự kiện được hình thành rất nhiều và ngày càng phát triển tại Việt Nam; tổ chức sự kiện trở thành một trong những nghề được nhiều người lựa chọn nhất. Những thách thức của nghề tổ chức sự kiện Trên thực tế, tổ chức sự kiện rất đa dạng, từ một hội chợ triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ động thổ, lễ khánh thành, đến các buổi tiệc chiêu đãi, đám cưới, ra mắt sản phẩm hay một cuộc đi bộ gây quỹ giúp đỡ người nghèo, lễ hội văn hóa, thể thao…
Dịch vụ tổ chức sự kiện thông thường được cung cấp theo hình thức trọn gói (package service) và người tổ chức sự kiện phải lo tất cả từ khâu xin giấy phép cho tới tổ chức, tiếp đón và dọn dẹp. Làm quen với nghề tổ chức sự kiện? Để làm quen với nghề tổ chức sự kiện, chúng ta hãy bắt đầu bằng việc quan sát những sự kiện xảy ra hàng ngày: lễ ra mắt một bộ phim, chương trình ca nhạc, lễ trao giải, trận bóng đá, buổi quyên góp từ thiện, hay một chương trình game show trên tivi…
Quan sát không đơn giản chỉ là “nhìn” mà còn phải ghi nhận từng chi tiết nhỏ, phân tích vì sao một chi tiết nhỏ như vậy lại có mặt ở đây; nó có tác dụng gì, đóng góp gì cho chi tiết chính? Và vì khi tổ chức một sự kiện bạn phải quan tâm đến tất cả những khía cạnh đó. Ví dụ: bạn đến dự một cuộc triển lãm, hãy xem, tấm vé vào cửa có giá bao nhiêu? Logo nhà tài trợ nào in trên vé? Cách đánh mã số vé, chất liệu tấm vé, thậm chí cả những dòng chữ rất nhỏ như: “vé chỉ có giá trị trong ngày” hay “cấm trẻ em dưới 18 tuổi”.
Hãy tập chú ý từng chi tiết nhỏ, nó sẽ giúp bạn nâng cao khả năng bao quát một sự kiện. Giám đốc sự kiện phải có những kỹ năng gì? lãnh đạo và điều phối nhóm, quản lý thời gian, nói chuyện trước công chúng, xây dựng cuộc họp hiệu quả, thương lượng và thuyết phục, trình bày một dự án – kế hoạch, chịu đựng và vượt qua sức ép công việc. Ngoài ra, kỹ năng khích lệ tinh thần của nhân viên rất quan trọng, đừng hà tiện lời khen, một đóng góp nhỏ cũng cần được tuyên dương. Nghề tổ chức sự kiện và những thách thức.
– Thứ nhất cần có sức khỏe tốt: Tổ chức sự kiện là một công việc, một ngành nghề cần đòi hỏi về sức khỏe tốt, là một nghề chạy đua nhiều, là nghề rất vất vả và bận rộn để kịp với tiến độ một event. Có thể bạn còn phải cạnh tranh ý tưởng giữa các công ty sự kiện với nhau để nhận được một dự án event nào đó. Nghề tổ chức sự kiện là nghề phải chiều lòng khách hàng rất nhiều vì thế cần sự kiên trì, lắng nghe và đưa ra ý tưởng tốt. “Muốn theo nghề tổ chức sự kiện, bạn phải là người có nhiều ý tưởng, sức khỏe dẻo dai, chịu khó làm tất cả mọi việc, chịu được áp lực để chạy đua với thời gian sao cho kịp với tiến độ chương trình. Để được thăng tiến trong nghề tổ chức sự kiện, bạn phải học hỏi không ngừng, từ việc đọc sách báo, xem các ấn phẩm văn hóa cho đến quan sát, phân tích, phương pháp làm việc khoa học, quản lý nhân sự lẫn tài chính…Mỗi khách hàng, mỗi dự án có một thách thức riêng và vì thế nghề tổ chức sự kiện không đem lại cảm giác nhàm chán. Nusinhduyendang2014 Những thách thức của nghề tổ chức sự kiện
– Thứ hai cần năng động, sáng tạo: Để có thể làm một sự kiện tốt cần có một ý tưởng tốt, vì thế mà ý tưởng được cho là ưu tiên số một. Bạn phải lên kế hoạch kịch bản thật chu đáo để trong event đó cần làm gì, quảng cáo sản phẩm thế nào cho khách chú ý, xen kẽ chương trình, chiêu trò gì thú vị và ấn tượng. Làm sao mà càng nhiều khách chú ý, nhiều lời tán dương, nhiều tiếng ồn ồn khen gợi, tò mò thì sẽ làm cho công ty bạn càng có uy tín và đô tin cậy cao cho những dự án sự kiện khác. Vì thế mà để có một ý tưởng tốt thì phải dày công suy nghĩ để viết ra kịch bản kế hoạch xuyên suốt chương trình không phải dễ. Việ giới thiệu sản phẩm thì quá dễ dàng của các doanh nghiệp với khách hàng nhưng để họ chú ý tới sản phẩm đã thấy đã nghe và đã ngửi khi ra về lại là chuyện quá khó? Vì thế mà các doanh nghiệp cần một công ty tổ chức sự kiện đưa ra những ý tưởng mới lạ, sáng tạo, độc đáo và dàn dựng ý tưởng đó để khách hàng chú ý tới sản phẩm, gợi nhớ sau này với khách hàng.
– Thứ ba cần biết cách vượt qua áp lực: Để tổ chức sự kiện tốt thì bạn cần chịu được áp lực công việc cao bởi vì người tổ chức sự kiện là người phải biết được nhiều thứ có thể liên quan tới sự kiện như lên chi tiết chương trình, liên hệ đặt nhà hàng, đón khách, ánh sáng, âm thanh, dàn dựng sân khấu, nhân sự…
Những người tổ chức sự kiện cần bán sát chương trình xuyên suốt nếu có sự cố gì xảy ra phải xử lý kịp thời. Rất nhiều yếu tố ngoại cảnh, ngoài ý muốn tác động có thể làm kịch bản của bạn phải đứt đoạn vì thế nếu người tổ chức mà nhanh nhạy có thể đưa event sang một phương án khác mà vẫn giữ được nét độc, được sự sáng tạo và sự chú ý, tán dương của người xem. Chính vì thế công việc này đem lại nhiều áp lực không kém đấy.Nhiều lúc lo lắng quá không biết chương trình mình có thực sự được hưởng ứng tốt không mà không còn tâm trí ăn uống hay cho những chuyện ngoài lề. le hoi hoa lu Những thách thức của nghề tổ chức sự kiện
– Cuối cùng là tính siêng năng, chăm chỉ, cẩn thận: Người tổ chức sự kiện còn là người luôn đi sớm hơn mọi người khác và về sau để xem mọi việc đã dọn dẹp xong chưa, còn gì chưa giải quyết xong. Bạn phải thu gom mọi thứ sau khi kết thúc event. Tuy là vất vả nhưng đây lại là nghề được nhiều người hưởng ứng và nhất là giới trẻ, được giới trẻ săn đón.
Nghề tổ chức sự kiện cũng đem lại những thú vui không kém được trải nghiệm nhiều thứ, nhiều lĩnh vực, mở rộng hiểu biết về sự vật, phong cảnh khi được đi nhiều nơi.