QUI TRÌNH CƠ BẢN TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Để tổ chức một sự kiện thành công, dù lớn hay nhỏ thì cũng cần đi theo một trình tự cơ bản
1. Lưu đồ mô tả qui trình tổ chức sự kiện
2. Hướng dẫn qui trình
2.1. Giai đoạn 1: Thu thập thông tin yêu cầu của khách hàng (collect requirements)
· Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu
· Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin
· Tổng hợp thông tin yêu cầu và gửi khách hàng xác nhận
2.2. Giai đoạn 2: Phân tích yêu cầu và hình thành concepts, themes
· Làm việc với nhóm thiết kế và sáng tạo để phân tích yêu cầu và phát thảo các ý tưởng chủ đạo (concept) của chương trình. Dựa trên ý tưởng chủ đạo, phát triển ra các ý tưởng con để phát họa thành một nội dung tổng thể.
· Sau khi đã có concepts, phát triển các themes – những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của event sao cho phù hợp với concepts đã định ra.
· Xây dựng thông điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên yêu cầu của khách hàng)
2.3. Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và thuyết trình (proposal & presentation)
· Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả thi, thể hiện được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng của chương trình. Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình. Các vấn đề gồm:
· Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…
· Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)
· Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)
· Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu
· Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất
· Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh nếu có)
· Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung nếu có.
Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản chi tiết)
2.4. Giai đoạn 4: Lên kế hoạch triển khai sự kiện (pre-event & post-event)
Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng, có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện giai đoạn 4 để đảm bảo các công việc bắt đầu từ giai đoạn này công việc đã có thể được quản lý và theo dõi. Các công việc gồm:
· Chi tiết các công việc
· Thời gian thực hiện và hoàn thành
· Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan
· Bố trí nguồn nhân lực thực hiện.
· Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
· Phân tích rủi ro có thể xảy ra.
2.5. Giai đoạn 5: Triển khai kế hoạch và công việc
· Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch
· Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh
· Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh.
2.6. Giai đoạn 6: Kết thúc và tổng kết dự án
· Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ sở dữ liệu tham khảo cho những dự án khác.
· Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng.
· Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
· Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án.
· Họp chia sẻ kinh nghiệm
· Đóng dự án
Sau khi kết thúc một sự kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.
Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện. Trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là một dự án được thực hiện bởi một ekip phối hợp chặt chẻ.