Sự kiện khai trương hoàn hảo – Vai trò của địa điểm tổ chức sự kiện

Để có thể tổ chức được một sự kiện quan trọng như tổ chức khai trương, ngoài những nhân tố cần đảm bảo như nhân lực, khách mời, nội dung chương trình, tiệc đón khách,…thì địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng hàng đầu, thậm chí chiếm 50% sự thành công của sự kiện đó. Vì thế, doanh nghiệp khi muốn thực hiện sự kiện quan trọng này một cách thành công tốt đẹp thì cần phải có sự chuẩn bị chu đáo và sự lựa chọn một cách khoa học cho địa điểm diễn ra sự kiện.

 

luachon_diadiemkhaitruong

Ngay cả khi đã nắm rõ được thông tin về địa điểm dự định diễn ra sự kiện, doanh nghiệp cũng phải chắc chắn địa điểm đó có còn phù hợp với sự kiện sắp diễn ra hay không, tùy theo quy mô, nội dung chương trình và đặc thù của địa điểm tổ chức mà chúng ta có nhiều hình thức tổ chức khác nhau. Đối với một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ phải đảm bảo luôn nắm rõ được thông tin về địa điểm dự định tổ chức hoặc luôn giữ được liên hệ với người tại địa phương để cập nhật tình hình nhanh chóng, tránh trường hợp bị động xảy ra ngoải ý muốn.

Để có thể làm được những điều trên, đơn vị tổ chức hoặc doanh nghiệp đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện khai trương thật ấn tượng cần phải lên cho mình một danh sách những tiêu chí thật cụ thể để hình dung được sự kiện cần được diễn ra như thế nào. Sau đây là một vài gợi ý cần thiết để có thể lên một kế hoạch lựa chọn địa điểm:

1. Yêu cầu về tiện nghi
Cần phải đảm bảo đầy đủ các hạng mục trang thiết bị, cơ sở vật chất được đáp ứng tốt về không gian và tầm nhìn. Bao gồm:
• Được treo gắn các banner, đặt standee, bảng hướng dẫn
• Biết được các hạn chế trong việc đặt những thông tin sự kiện.
• Có bàn hỗ trợ cho công tác tiếp tân, thu thập thông tin
• Trên trang web kinh doanh trung tâm và dịch vụ văn phòng (danh sách yêu cầu và giá cả).
• Vận chuyển và nhận các yêu cầu về dịch vụ.
• Box điện thoại trong phòng họp.

2. Xem xét cơ sở vật chất
• Tình trang của phòng họp và bãi đậu xe (khách mời đi nhiều xe hơi thì bãi đậu xe có gần hay không, từ bãi đậu xe lên phòng họp có khó tìm hay không,…)
• Tình trạng của thảm, sơn và các hạng mục trang trí (có phù hợp với trang trí chung của event hay không? cần thêm hay tháo dỡ bớt?,…).
• Các thông tin về kích thước rèm / ốp chân tường.
• Phòng có đầy đủ kích thước và khả năng tổ chức sự kiện.
• Tính linh hoạt để điều chỉnh bố trí phòng, bàn ghế.
• Không có hình ảnh, chướng ngại vật trong phòng.
• Ánh sáng trong nhà (linh hoạt để điều chỉnh).
• Khả năng kiểm soát ánh sáng tự nhiên.
• Hạn chế tiếng ồn phiền nhiễu ở các hành lang / sau những bức tường.
• Khoảng cách với nhà bếp
• Có nhà vệ sinh gần đó (với một số địa điểm đặc thù)
• Có các trung tâm y tế gần đó. (hoặc xe cấp cứu trong sự kiện lớn)

3. Khảo sát về âm thanh/hình ảnh và thiết bị.
Những thiết bị bắt buộc phải lưu ý như sau:
• Truy cập Internet tốc độ cao (có dây/không dây).
• Micro: hệ thống và đứng lavaliere.
• LCD chiếu và điều khiển từ xa cầm tay.
• Kích cỡ màn hình phù hợp và các tùy chọn.
• Màn hình màn hình phẳng, màn hình truyền hình cho các nhu cầu video.
• Giá vẽ, bảng trắng và các phụ kiện.

luachon_diadiemkhaitruong

4. Kiểm tra phương án F&B
Đây là tiêu chí rất quan trọng, nó thể hiện bộ mặt của doanh nghiệp trong ngày lễ khai trương – khánh thành. Chính vì vậy đơn vị tổ chức cần phải:
• Xem thông tin đầy đủ về dịch vụ F&B và hoạt động của nhà bếp trên website của địa điểm.
• Chi tiết thực đơn và lựa chọn phục vụ.
• Gặp gỡ các đầu bếp trưởng nếu có thể để bàn kĩ hơn về thực đơn và nghe những tư vấn của họ.
• Bạn có thể đề nghị có một buổi dùng thử thức ăn, thông thường các nhà hàng rất sẵn lòng phục vụ điều này.

luachon_diadiemkhaitruong

5. Khảo sát ngân sách
• Chi phí thuê mướn mặt bằng.
• Dịch vụ ăn uống
• Âm thanh ánh sáng và chi phí cho thuê thiết bị.
• Chi phí dịch vụ văn phòng (in ấn, thẻ đeo, các phát sinh linh tinh khác).
• Các dịch vụ miễn phí (tham khảo từ nhân viên sales làm việc với bạn hoặc sales manager)
• Chi phí nhân sự
• Và cuối cùng là có một vài lựa chọn khác nhau và chi phí cho những lựa chọn đó.