Hiểu theo cách đơn giản nhất thì địa điểm (venue) là nơi sự kiện được tổ chức. Thông thường, các vị khách sẽ có ấn tượng về doanh nghiệp hay cá nhân phụ thuộc vào rất nhiều bầu không khí mà sự kiện mang đến. Do đó, tùy theo mục đích, người tổ chức sẽ lựa chọn địa điểm phù hợp, thỏa mãn các tiêu chí mang lại thành công cho chương trình. Hãy bắt đầu tìm hiểu những hình thái địa điểm quen thuộc nhất với các bạn nhé.
Khách sạn, resort
Đây là lựa chọn phổ biến, một kết quả tìm kiếm hoàn hảo khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện bởi khách sạn có khả năng cung cấp đồng bộ các yêu cầu từ hệ thống âm thanh, ánh sáng đến trang trí, phục vụ, dịch vụ ăn uống. Đặc biệt với những hội nghị, hội thảo kéo dài nhiều ngày, khách sạn – resort thực sự là lựa chọn lý tưởng giúp người tham dự không phải di chuyển quá nhiều hay lo lắng về chỗ ở xa nơi tổ chức.
Tại Việt Nam, phần lớn hệ thống khách sạn – resort 4 sao trở lên đều có dịch vụ trọn gói cho nhiều loại sự kiện trong nhà với chất lượng phục vụ đáng tin cậy như Intercontinental, Sheraton, Melia (Hà Nội), Sofitel Plaza, Caravelle, Park Hyatt… Bạn có thể liên hệ phòng Sales, Banqueting để thuê ballroom cho sự kiện đám cưới, hội thảo, hội nghị …
Trung tâm hội nghị – hội thảo – tiệc cưới
Do được xác định rõ chức năng nên loại hình địa điểm này vô cùng thích hợp để tổ chức những cuộc hội thảo, seminar mang tầm cỡ lớn, chuyên nghiệp hay quốc tế. Bên cạnh phòng lớn dành cho các buổi khai mạc, bế mạc, những loại địa điểm này còn có những phòng nhỏ với tiện nghi đầy đủ. Phần kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, các thiết bị ghi âm, máy chiếu…) được trang bị hiện đại. Tùy vào nhu cầu khách hàng, các thiết bị này sẽ được tính theo phí sử dụng. Sử dụng trung tâm làm địa điểm là một ý tưởng hay khi tổ chức lễ tốt nghiệp, hội nghị khách hàng, các buổi họp mặt công ty hay hội thảo, khóa học.
Ở Hà Nội hiện có hai trung tâm lớn cho yêu cầu này là Trung tâm hội nghị quốc gia Mỹ Đình và Trung tâm báo chí quốc tế Lê Hồng Phong. Còn trong thành phố Hồ Chí Minh, người tổ chức dễ dàng lựa chọn nhiều trung tâm uy tín, dịch vụ chất lượng cao với nhiều giá thành hợp lý như Grand Plaza, White Palace, Gala Royale, Callary, Riverside Palace, Queen Plaza…
Nhà hát
Nếu bạn cần địa điểm tổ chức sự kiện trao giải, lễ quyên góp, buổi độc tấu, các chương trình thiên về trình diễn nghệ thuật hay những sự kiện mang tính chất trang trọng và đẳng cấp thì hãy tìm đến nhà hát. Khung cảnh sang trọng, vẻ đẹp quý phái, lịch sự sẽ khiến người tham dự cảm thấy được tôn vinh và chìm đắm trong không gian đậm sắc màu văn hóa cao. Hơn thế nữa, tổ chức tại nhà hát, người tổ chức không lo đến yếu tố thời tiết hay vấn đề vệ sinh, an ninh đồng thời có thể kiểm soát được số lượng người tham gia.
Tại các thành phố lớn của Việt Nam đều có nhà hát ở những vị trí trung tâm, đẹp khiến người tham dự sự kiện dễ dàng tìm thấy như nhà hát lớn Hà Nội, nhà hát Âu Cơ, nhà hát múa rối Thăng Long (Hà Nội), nhà hát Lớn thành phố Hồ Chí Minh, nhà hát Bến Thành (Tp.HCM)…
Sân vận động
mydinh Các loại hình địa điểm trong tổ chức Event
Địa điểm vô cùng thích hợp cho những bữa tiệc, những sự kiện thu hút hàng trăm nghìn người tham gia với mong muốn mang lại không khí thoải mái, vui vẻ, đặc biệt phù hợp cho các sự kiện thể thao, các ngày hội đồng diễn, các chương trình văn nghệ giải trí quy mô lớn. Với hệ thống bãi đậu xe, an ninh và nhiều dịch vụ tiện ích xung quanh, nhà tổ chức chỉ cần liên kết chặt chẽ để thỏa mãn nhu cầu cao nhất cho mọi người. Một trong điểm nổi bật khi tổ chức tại sân vận động, nhất là dành cho những sự kiện Xanh (Green Event), đó là hệ thống giao thông công cộng kết nối đông đảo người tham dự với loại hình địa điểm này.
Hẳn nhiều người vẫn còn nhớ những sự kiện mang lại hiệu ứng cao với cộng đồng được tổ chức tại sân vận động như Lễ hội hoa anh đào thường được tổ chức tại SVĐ Quần Ngựa (Hà Nội) hay lễ bế mạc chương trình 1000 năm Thăng Long – Hà Nội tại sân vận động quốc gia Mỹ Đình, Rock Storm 2010 tại sân vận động quân khu 7…
Trước sự phát triển đa dạng của xã hội hiện nay, rất nhiều hình thái địa điểm được lựa chọn để có một chương trình, bữa tiệc hợp với tính chất sự kiện. Ví dụ như những buổi ra mắt, triển lãm tranh, kỷ niệm danh nhân thường tổ chức tại gallery, bảo tàng, team building kết hợp đãi tiệc ở khu du lịch, hay những buổi workshop, seminar, hội thảo chuyên đề trong các trường đại học. Và gần đây, hình thái du thuyền, biệt thự – villa, nhà vườn… cũng đã được chú ý và đưa vào sử dụng cho đối tượng khách cao cấp.
Có một điều chắc chắn rằng ý tưởng là điều quan trong nhất khi tổ chức một sự kiện, song địa điểm là yếu tố cấu thành không thể thiếu trong danh sách làm nên sự thành công cho chương trình. Một địa điểm phù hợp với chi phí, ý tưởng, chất lượng quản lý, dịch vụ… sẽ giúp nhà tổ chức sự kiện giảm đi nhiều căng thẳng, rủi ro trong quá trình tổ chức; mang lại nhiều ấn tượng tốt đẹp cho người tham gia!