Kinh nghiệm giúp tăng hiệu quả truyền thông sự kiện

Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng chi đến 30% ngân sách cho việc truyền thông sự kiện đủ thấy vai trò của truyền thông trong tổ chức sự kiện vô cùng quan trọng. Nhưng truyền thông sự kiện không đúng cách thì sẽ gây lãng phí mà không mang lại hiệu quả, dưới đây là 8 cách tăng hiệu ứng cho việc truyền thông sự kiện.

cung-cap-pg

1. Chọn những nhân vật đại diện có ảnh hưởng đối với cộng đồng

Thường thì các sự kiện cộng đồng sẽ được đẩy mạnh truyền thông sự kiện hơn là những sự kiện nội bộ, vì vậy nếu bạn muốn sự kiện của mình được nhiều người quan tâm và biết đến thì nên chọn những người có ảnh hưởng đối với cộng đồng như là người nổi tiếng hoặc có quyền lực để đại diện phát biểu về sự kiện.

2. Có quan hệ tốt với giới truyền thông

Bạn nên tạo quan hệ tốt với giới truyền thông, càng rộng rãi càng tốt, hoặc có một nhân viên PR chuyên nghiệp và quen biết nhiều phóng viên, nhà báo. Nếu công ty của bạn không chuyên về mảng truyền thông thì nên hợp tác với một đơn vị chuyên về dịch vụ này, họ sẽ có nhiều cách tiếp cận tốt và tư vấn kế hoạch rõ ràng về truyền thông sự kiện sao cho hiệu quả.

3. Thời gian làm truyền thông sự kiện

Phân bố thời gian sao cho hợp lý để truyền thông trước, trong và sau sự kiện. Tùy thời lượng và ngân sách sự kiện để có kế hoạch cho truyền thông sự kiện phù hợp. Ví dụ một sự kiện trao học bổng cho học sinh tại 5 tỉnh trên cả nước, trong thời gian 20 ngày thì nên truyền thông trước 1 tháng và sau đó thêm 1 tuần, tất nhiên trong thời gian sự kiện diễn ra thì hoạt động truyền thông cần được đẩy mạnh hơn. Nên có các cuộc họp báo trước và sau chương trình để đảm bảo rằng các nội dung truyền thông sự kiện của bạn thực sự được sự quan tâm từ báo giới và sẽ được truyền đi rộng rãi với thông tin đầy đủ.

4. Chọn đúng kênh truyền thông sự kiện

Chọn đúng đối tượng và đúng kênh để truyền thông là một việc quan trọng để phản ánh hiệu quả truyền thông sự kiện. Nên xác định đối tượng mà bạn muốn truyền thông, đối tượng mục tiêu của sự kiện là ai. Thông thường, các sự kiện sẽ được truyền thông trên một số báo điện tử, báo giấy, website sự kiện, hoặc các kênh mạng xã hội. Ví dụ một sự kiện về giải bóng đá thì không gì tốt hơn là truyền thông trên các báo thể thao.

5. Sử dụng nhiều phương tiện truyền thông hiệu quả

Có thể sử dụng nhiều công cụ để truyền thông cho sự kiện như các hạng mục ngoài trời: banner, bandrol,…hay phương tiện đại chúng: báo giấy, đài, radio, hoặc xu hướng hiện nay là các phương tiện công nghệ như website sự kiện, SMS, email, mạng xã hội,…Sử dụng nhiều phương tiện công nghệ số để truyền thông cũng là một cách tiết kiệm chi phí mà vẫn mang lại hiệu quả cao. Tham khảo thêm bài viết “Truyền thông sự kiện sử dụng phương tiện công nghệ số“.

6. Nội dung truyền thông sự kiện tốt

Mối quan hệ tốt với giới truyền thông, kinh phí cho truyền thông sự kiện lớn nhưng nếu như nội dung truyền thông không tốt thì quả là một sự lãng phí cho hoạt động này. Một nội dung tốt là phải thu hút và tạo hiệu ứng tốt đối với cộng đồng, làm nổi bật được những điểm đáng chú ý và những thông điệp cần gửi tới công chúng của sự kiện đang, đã và sẽ diễn ra.

7. Thông tin trung thực

Viết hay không có nghĩa là đơm đặt ra để viết sao cho nội dung thật phong phú mà đó là những thông tin không có thật hay phóng đại về chương trình. Vì những thông tin như vậy sẽ gây hiệu ứng ngược khi sự thật được phát hiện, và khi đó thì công chúng sẽ quay lưng với những thông tin của bạn dù cho lúc này bạn có nói gì đi nữa.

8. Có thông tin liên hệ rõ ràng

Ngay từ thông cáo báo chí, bạn nên cung cấp đẩy đủ và súc tích các thông tin liên quan đến chương trình và cả tên, số điện thoại, email của người phụ trách chương trình. Đến những bài viết PR trong suốt chương trình cũng nên để các thông tin này một cách rõ ràng để người đọc có thể liên hệ vì nhiều lý do khác nhau như muốn ủng hộ cho chương trình (nếu là chương trình từ thiện) hoặc góp ý, phản ảnh (nếu là chương trình cộng đồng),…