Lập kế hoạch tham gia một sự kiện ở ngoài văn phòng

Nhân viên của bạn luôn phải có mặt tại nơi tổ chức trước khi sự kiện bắt đầu. Nhờ đó, họ có thể hỗ trợ thay mặt bạn và tìm hiểu xem có thay đổi nào về chương trình không và thông báo cho quan chức chính phủ. Nếu không làm việc này, bạn sẽ không thể kiểm soát được việc tham dự của quan chức chính phủ. Một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch tổ chức tham gia một sự kiện ở bên ngoài là đánh giá giấy mời. Hãy xem xét tình huống sau: một quan chức chính phủ đi mất hàng giờ đồng hồ để đến đọc một bài diễn văn trước những cử tọa mà ông ta cho rằng sẽ là những người ủng hộ ông ta. Nhưng khi đến nơi, ông ta phát hiện ra rằng ông ta sẽ cùng phát biểu với những đối thủ của mình, những người mà ông ta sẽ phải tranh cãi trước những đại biểu tham dự không mấy thiện cảm. Không có nhân viên nào kiểm tra trước chương trình và vì thế không ai biết rằng sự kiện trên thực tế đã diễn ra khác với nội dung qua lời mời bằng miệng trước đó.

Để ngăn ngừa những tình huống bất ngờ như vậy, nhiều chính trị gia yêu cầu rằng tất cả các lời mời phải bằng văn bản. Nhờ đó, họ biết chính xác mình đang được đề nghị làm việc gì và có thể trao đổi về việc tham dự theo nội dung thư mời. Sau đó, nhiều người mới trả lời bằng văn bản thông báo về việc tham dự của họ.

Khi một lời mời được chuyển qua điện thoại, người phát ngôn báo chí hoặc lập kế hoạch có thể nói: “Chúng tôi chỉ chấp nhận lời mời dưới hình thức văn bản. Đề nghị chuyển qua đường thư tín, fax hoặc thư điện tử thư đề nghị có những thông tin sau đây”

Tên của sự kiện.
Mục đích.
Ngày và thời gian. Về phần này, nên tìm hiểu xem có quy định chính xác hay không. Ví dụ, nếu một hội nghị được tổ chức trong vài ngày và một quan chức được mời tham dự vào một ngày cụ thể nhưng vào ngày đó quan chức này lại không thể tham dự được, liệu có thể thay bằng ngày khác hay không?
Địa điểm
Số lượng đại biểu dự kiến tham gia.
Có các đại biểu khác hay không và họ là những ai.
Thông lệ có mời một vị khách phát biểu tại sự kiện hay không. Người đó có phải là quan chức cấp trên của bạn không, ví dụ đó là một nguyên thủ quốc gia.
Vai trò của quan chức chính phủ là gì – sẽ đọc bài phát biểu chính, là diễn giả duy nhất hay là một trong số các diễn giả, sẽ phát biểu về chủ đề nào, v.v…
Sự kiện đó có mời hay không mời báo giới tham gia đưa tin.
Nếu đây là một sự kiện thường niên hoặc định kỳ, các phương tiện thông tin đã nói gì về sự kiện này trong những lần trước.

Sau đó bạn có thể xem xét giấy mời và thay đổi những nội dung mà bạn thích hoặc không thích, thương lượng trên cơ sở nội dung thư mời. Và bạn có thể phúc đáp bằng văn bản về những nội dung mà bạn muốn chấp nhận và những nội dung mà bạn sẽ tham dự.