Khi nhắc đến hội chợ bạn sẽ nghĩ ngay đến điều gì? Những màn gọi lô tô huyên náo, trò chơi dân gian hay những gian hàng bán tất tần tật những thứ mà bạn có thể kể tên? Tuy nhiên thời của dạng hội chợ ấy đã qua.
Khái niệm thì vô vàn cách hiểu nhưng ta có thể quy tụ chung rằng tổ chức hội chợ là tổ chức theo phương thức họat động điều phối nhằm thỏa mãn khách viếng thăm cũng như các nhà làm triển lãm. Một số thuật ngữ khi nhắc đến hội chợ bạn sẽ thường thấy như Expo (Exposition), World Expo, Fair & Exhibition. Như ông Vincent Gerard đã từng phát biểu: “Ngành công nghiệp hội chợ triển lãm với mục tiêu cung cấp các giá trị gia tăng cho nhà trưng bày và khách viếng thăm”. Tổ chức hội chợ không chỉ là công việc kinh doanh trưng bày sản phẩm mà còn là kinh doanh trong lĩnh vực truyền thông và liên lạc.
Có 4 mục chính chúng ta cần quan tâm về việc tổ chức hội chợ:
Mời doanh nghiệp
Công đoạn chuẩn bị đầu tiên trước khi tổ chức hội chợ là xác định khách hàng mục tiêu phù hợp với chủ đề và mục đích của hội chợ. Số lượng doanh nghiệp hiện đang hoạt động không hề ít tuy nhiên để tiếp cận được với doanh nghiệp lại là một vấn đề khác, khi bạn tìm được doanh nghiệp phù hợp hãy khơi gợi nhu cầu tham gia của họ. Điểm mấu chốt để thuyết phục doanh nghiệp tham gia chính là lợi ích mà triển lãm sẽ mang đến cho doanh nghiệp họ. Tăng số lượng khách hàng tiềm năng, tăng doanh số bán hàng. Đừng quên sử dụng số liệu năm cũ nhằm tăng tính thuyết phục và giải thích một cách rõ rang về phương hướng tiếp thị hội chợ của bạn. Nếu tất cả những phương pháp trên vẫn chưa đủ thuyết phục, hãy tăng thêm những dịch vụ tiện ích như hỗ trợ vận chuyển, cố vấn thiết kế cho gian hàng hay tư vấn cách tổ chức hội thảo ngay trong hội chợ.
Dịch vụ hội chợ
Xác định đúng địa điểm hợp lí mà mình muốn hội chợ diễn ra và tất nhiên là phải xem xét đến nhà cung ứng dịch vụ nữa nhé. Các nhà tổ chức hội chợ cần phải nắm trong tay sơ đồ mặt bằng và phân khu gian hàng gồm 5 mục: khu vực gian hàng, khu vực thông tin, khu vực dịch vụ, khu vực phần hội và kho bãi tập kết. Vấn đề cung cấp điện nước cũng vô cùng quan trọng, hãy hoàn tất những nhu cầu thiết yếu đó đầu tiên và cũng đừng quên những dịch vụ cộng thêm ăn điểm khách hàng như trang trí tổng thể, cung cấp các thiết bị trưng bày…
Mời khách hàng
Tổ chức hội chợ và mời khách hàng là một chuyện, tuy nhiên làm sao để thu hút được lượng khách hàng mục tiêu phù hợp với hội chợ thì lại không hề dễ dàng. Các nhà tổ chức hội chợ cần dùng các công cụ truyền thông hiệu quả để có thể tiếp cận đúng đối tượng khách hàng mà mình mong muốn. Ví như nếu bạn muốn tổ chức hội chợ công nghệ như triển lãm EXPO thường tổ chức tại SECC Q.7, hãy mang quảng cáo của mình và đánh thẳng vào các trang thông tin công nghệ cực nổi hiện nay như Tinhte.vn hay Genk.vn,chắc chắn bạn sẽ đạt được một lượng khách hàng mục tiêu kha khá và không tiêu tốn quá nhiều công sức hay chi phí.
Đối với khách hàng mục tiêu, chúng ta cũng phải giới thiệu cho họ mục đích và lợi ích mà hội chợ sẽ mang lại. Đôi khi khách hàng mục tiêu sẽ bị mờ mắt trước các dịch vụ cộng thêm cho người tham dự như tham quan có thưởng, matching, thông tin sản phẩm mới…
Dịch vụ
Có hai loại hình dịch vụ cần được quan tâm đó là dịch vụ cơ bản và dịch vụ giá trị gia tăng:
- Dịch vụ cơ bản liên quan đến gian hàng: thuê gian hàng, điện nước, thảm, thiết bị giàn dựng, thiết bị trang trí, thiết bị gian hàng,…
- Dịch vụ giá trị gia tăng: dịch vụ thông tin, dịch vụ vận chuyển hàng hoá, dịch vụ hải quan, dịch vụ quảng cáo, dịch vụ ăn ở đi lại cho khách hàng và nhà trưng bày, dịch vụ Business Matching, dịch vụ tổ chức các sự kiện, phiên dịch (dành cho các hội chợ triển lãm có sự đầu tư của nước ngoài).
Đối với một doanh nghiệp khi đến với hội chợ họ sẽ đặt ra rất nhiều mục tiêu và chúng ta sẽ là những người làm cho họ thõa mãn những mục tiêu đó. Gía cả hợp lí và những điều kiện liên quan, khả năng phân phối sản phẩm, thông tin truyền thông, số lượng khách hàng tiềm năng đạt được….là những mục tiêu lớn cần đạt được.
Bên cạnh đó chúng ta phải chỉ rõ được mục tiêu của chúng ta – những người đứng ra tổ chức hội chợ là gì?
Khi chúng ta tổ chức hội chợ cũng là một phần phục vụ cho 1 yêu cầu ngắn hạn và đi kèm với sự kiện nhất thời của địa phương, như với các triển lãm công nghệ, họ thường tổ chức vào những tháng gần cuối năm nhằm đánh vào tâm lý tiêu tiền của người dùng. Tuy nhiên đó chỉ là mục tiêu ngắn hạn, cái đích lớn hơn mà những nhà tổ chức hội chợ đạt được chính là hỗ trợ cho cả một ngành sản xuất và xây dựng lộ trình kinh doanh lâu dài.