Những điều bạn cần biết về tổ chức hội chợ (Phần 2)

Khi nhắc đến hội chợ bạn sẽ nghĩ ngay đến điều gì? Những màn gọi lô tô huyên náo, trò chơi dân gian hay những gian hàng bán tất tần tật những thứ mà bạn có thể kể tên? Tuy nhiên thời của dạng hội chợ ấy đã qua

Nhà tổ chức cần lưu ý

Hiện nay có rất nhiều loại hình hội chợ như trade fair, public fair, chuyên ngành, đa ngành nhưng ví dụ tôi đã từng đề cập cũng như trong thực tế thì hội chợ chuyên ngành là sử dụng rộng rãi nhất vì chúng ta có thể dễ dàng thu hẹp lượng khách hàng mục tiêu cũng như nắm bắt được ý kiến của khách hàng về ngành nhanh nhất. Chủ đề hội chợ sau đó sẽ được chọn cùng với ngành mà chúng ta tổ chức hội chợ.

Thời gian tổ chức phải phù hợp với thời gian của ngành và tránh trùng lắp với các hội chợ khác để không bị phân tán lượng khách hàng mục tiêu, tổ chức trong bao lâu (3-5-7 ngày). Bên cạnh đó chúng ta phải truyền tải rõ ràng mục đích của hội chợ đến với công chúng cũng như các nhà triển lãm.

Địa điểm tổ chức cần thuận tiện cho cả khách hàng lẫn nhà trưng bày, tuy nhiên nếu bạn chọn một địa điểm chính giữa đển trung hòa thì tôi nghĩ rằng đó không phải là một ý kiến hay, chọn nơi tập trung nhiều khách hàng tiềm năng sẽ tuyệt vời hơn đấy.

Sau đó hãy lên một danh sách về khả năng mời khách hàng cũng như nhà trưng bày, liên lạc với cơ quan chỉ đạo, ai sẽ bảo trợ cho hội chợ của bạn và cơ quan đồng tổ chức là những ai?

Chi tiết kỹ thuật

Thiết kế tổng thể cần phù hợp với việc đưa hàng vào ra, phòng cháy chữa cháy. Tối đa diện tích trưng bày tránh bỏ phí quá nhiều khu vực trống, cách bố trí gian hàng phải thuận tiện cho khách hàng trong việc tham quan. Tốt nhất là sử dụng cách bố trí hình tròn hạn chế ngõ rẽ vì như thế chắc chắn một số gian hàng sẽ bị khuất và khách cũng không muốn tham quan. Tuy nhiên hãy xét đến vấn đề mặt tiền của mặt bằng, nếu như khu vực càng nhiều mặt tiền giá sẽ càng cao. Phân khu đường luồng càng rõ ràng càng tốt, trong đó nhất thiết phải có khu chức năng cho ngành, khu dịch vụ (điện nước, ăn uống, vệ sinh, bảo vệ…) khu vực phần hội và khu dành cho quảng cáo.

Nguyên tắc trang trí tổng thể

Hội chợ phải tạo được sự thu hút khách từ ngoài vào, vì hội chợ thường được tổ chức ngoài trời (trừ một số hội chợ về công nghệ…) nên chúng ta cần phải bảo đảm cho khách tham quan trong những điều kiện thời tiết xấu. Bố trí khu vực rõ ràng sẽ tạo được sự thoải mái và thích thú cho khách đi trên khu vực không gian hàng, ngược lại trong khu vực có gian hàng không nên bố trí quá tập trung sẽ làm lu mờ các gian hàng.

Quy trình tổ chức

Sau đây là những hạng mục quy trình tổ chức mẫu của hội chợ mà bạn không thể bỏ qua

Chuẩn bị tổ chức

     Đăng ký địa điểm

     Đơn vị đồng tổ chức

     Lên sơ đồ gian hàng và thiết kế sơ bộ tổng thể

     Đăng ký với địa phương

     Cơ quan chỉ đạo

     Cơ quan bảo trợ

     Các đơn vị cung cấp dịch vụ

     Thiết kế các phương tiện truyền thông

     Brochure: cho nhà trưng bày

     Forms đăng ký

     Họp báo lần I và bắt đầu mời nhà trưng bày đợt I

     Mời nhà trưng bày đợt II

     Mời các khách VIP đợt I

     Mời khách hàng đợt I + chuẩn bị các chương trình phần hội

    Thiết kế chi tiết tổng thể

    Họp báo lần 2 + Mời khách hàng tập trung

    Họp báo lần 2+ Mời khách hàng tập trung

    Dàn dựng mặt bằng và dàn dựng tổng thể, mời khách khai mạc và khách VIP

Diễn ra hội chợ

     Khai mạc: chương trình, truyền thông

     Chương trình phần hội

     Điều hành khu vực dịch vụ, thông tin, BTC.

    Điều tra

    Sơ kết

    Bế mạc

Kết thúc hội chợ

     Thời gian dọn hàng

     Thời gian dọn mặt bằng

     Đánh giá tổn thất, phát sinh

     Đánh giá hội chợ

     Đánh giá công tác tài chính

     Quảng bá kết quả hội chợ

     Xử lý phát sinh

     Kế hoạch năm sau.