Bí quyết tiếp cận khách hàng lần đầu tiên qua điện thoại

Trong thời đại hiện nay, việc tìm kiếm khách hàng trên internet và liên hệ qua điện thoại hẳn không còn xa lạ với nhiều người. Nhưng tìm kiếm được khách hàng tiềm năng, tiếp cận với họ như thế nào để tạo ấn tượng và khiến họ quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của mình đối với nhiều nhân viên kinh doanh là điều không đơn giản.
Trong quá trình đi làm, từ kinh nghiệm bản thân và sự hướng dẫn của những người đi trước với những tình huống hết sức thực tế, mình xin chia sẻ một số bí quyết để có thể tiếp cận khách hàng hiệu quả như sau:
1. Tìm hiểu kĩ về công ty mà bạn đang gọi
Không tìm hiểu kĩ về khách hàng là sai lầm lớn của rất nhiều NVKD. Phải rất khó khăn mới có thể liên hệ và gặp trực tiếp được người có trách nhiệm và quyền quyết định, nhưng bạn đưa ra những offer không phù hợp cho họ, khiến họ cảm thấy mất thời gian, có thể vì lịch sự họ sẽ cố gắng nghe và yêu cầu bạn gửi thông tin qua email nhưng chắc chắn họ sẽ chẳng buồn đọc nó, vì họ hiểu là bạn chẳng biết gì về họ cả.
2. Biết rõ mình đang nói chuyện với ai
Khi lễ tân đồng ý chuyển máy cho bạn gặp người phụ trách (ví dụ Marketing Manager chẳng hạn), bạn hãy hỏi họ người bạn sắp nói chuyện là nam hay nữ, tên gì để tiện xưng hô. Hoặc nếu không kịp hỏi, khi gặp người đó, bạn cũng nên tự giới thiệu và hỏi tên người ta. Có thể nói “Em chào anh/chị, em là A ở công ty X, em xin phép hỏi tên anh chị để tiện xưng hô”. Tránh nói chuyện dông dài, giới thiệu chán chê mê mải dịch vụ của mình rồi mới sực nhớ hỏi “Anh/chị tên gì nhỉ?”.
3. Chuẩn bị nội dung
Nếu bạn mới làm hoặc dịch vụ/sản phẩm của bạn mới mà bản thân chưa nắm rõ thì nên chuẩn bị sẵn nội dung ra giấy. Hãy gạch một số gạch đầu dòng quan trọng để có thể trao đổi trong quá trình nói chuyện với khách hàng, tốt nhất, trước khi gọi hãy tập trước 1, 2 lần cho quen và cũng biết được một vài câu khách hàng có thể hỏi. Khách hàng sẽ không có sự tin tưởng nếu như chính bạn còn không hiểu rõ về sản phẩm của mình, làm sao có thể tư vấn tốt cho khách hàng được.
4. Tạo cảm tình từ đầu
Người đầu tiên chúng ta gặp khi gọi đến các công ty luôn là lễ tân. Một ngày, họ nhận được cả vài chục cuộc gọi đề nghị gặp người này, người kia phụ trách các mảng trong công ty. Nếu như bạn không khéo léo, có thể họ sẽ chẳng buồn nghe hết lời của bạn nói mà chuyển điện thoại đại đến một ai đó không thực sự liên quan đến việc ban đang cần trình bày. Hãy tạo thiện cảm với họ để họ cảm thấy thoải mái khi nghe bạn nói. Việc này thậm chí khiến cho họ nhớ đến bạn và trong lần gọi tới khác (nếu lần đầu không gặp được người cần gặp) và nhiệt tình hỗ trợ bạn.
5. Bắt đầu nhanh – gọn – đầy đủ
Sẽ không ai có nhiều thời gian để ngồi lắng nghe bạn trình bày dài dòng, việc nói đầy đủ về sản phẩm chỉ nên áp dụng khi khách hàng quan tâm hỏi han, hoặc bạn hẹn gặp được họ để trình bày. Trong lần trao đổi đầu tiên, hãy bắt đầu nhanh chóng và đầy đủ thông tin. Lý tưởng nhất là giới thiệu tên, công ty và sản phẩm trong khoảng từ 45 giây đến 1 phút, sau đó dừng lại 1 – 2 giây để xem phản ứng của người nghe rồi trình bày tiếp, việc trao đổi nên diễn ra trong khoảng 3 phút, nếu như khách hàng quan tâm và hỏi han thì quá tốt – bạn có thể trình bày thêm.
6. Nói điều người ta cần nghe
Hãy nói điều người ta muốn nghe, đừng nói về cái mà bạn cần bán. Tìm trong sản phẩm/dịch vụ của bạn những điểm phù hợp với khách hàng nhất để giới thiệu. Ví dụ, khách hàng cần một sản phẩm có chất lượng tốt mà bạn lại cứ ra rả về giá của bạn rất rẻ thì hẳn họ sẽ cảm thấy không thoải mái. Bên cạnh đó, tránh nói chuyện kiểu đặt câu hỏi Có/Không như “anh chị có nhu cầu hay không?” hoặc “ anh chị có thời gian hay không?” – Nếu họ trả lời “Không” bạn sẽ rất lúng túng. Hãy đặt những câu hỏi mở như “sản phẩm của em như vậy, anh chị nghĩ thế nào?” – họ sẽ nói lên suy nghĩ của họ và bạn sẽ có cơ hội được trao đổi để lấy thêm thông tin.
7. Đặt vị trí của mình ngang hàng
Bạn là nhân viên kinh doanh, kiếm lợi về cho công ty của công ty bạn, người bạn nói chuyện cũng là một người mang lại lợi ích cho công ty họ. Vị trí của 2 người là ngang nhau và bạn giới thiệu cho họ cái mà bạn nghĩ là họ cần (còn cần hay không thì họ có thể xem xét). Bạn không nên nghĩ mình là người đi mời mọc họ phải mua cho bằng được sản phẩm của mình để rồi phải khúm núm, e dè khi nói chuyện tạo cảm giác là mình “dưới cơ” và cần họ. Hãy trao đổi một cách nhã nhặn và cho họ thấy quan điểm “họ cần, mình có và mình giới thiệu đến họ”.
8. Tùy cơ ứng biến
Tất cả những điều trên, nếu áp dụng tốt bạn sẽ cải thiện được việc tiếp xúc với khách hàng. Nhưng cũng tùy cơ mà ứng biến. Lấy một ví dụ để các bạn thấy rõ hơn. Khi mình gọi và gặp lễ tân, và đề nghị được gặp giám đốc marketing, họ năm lần bảy lượt báo ông đi ra ngoài, xin số điện thoại thì cương quyết không cho. Một anh đồng nghiệp gọi đến và yêu cầu chuyển máy cho gặp giám đốc Marketing, sau khi hỏi vài thông tin, cô ấy cũng bảo sếp không có ở văn phòng. Anh ấy nói “cho anh số của anh X, anh bị mất máy không có số”, cô kia nhất định không cho, anh ấy lại cứng giọng “thế bây giờ tôi không gặp được anh X, công việc không giải quyết được, cô chịu trách nhiệm nhé” và cuồi cùng đã gặp được người cần gặp, cuối cùng anh ấy bán được một dự án khá lớn. Bạn thấy đấy, đôi khi phải linh hoạt và tuy cơ ứng biến mới đạt được mục đích cuối cùng phải không?

Gặp được rồi, nói chuyện, làm việc được với khách hàng rồi, làm sao để duy trì quan hệ với họ cho công việc lâu dài của mình? Mình cũng có ý định viết một bài về chủ đề Bí quyết giữ quan hệ tốt với khách hàng, hi vọng mọi người góp ý để bài sau mình viết cho thiết thực hơn. ^^