Chúng ta đã biết tầm quan trọng của một chương trình sự kiện, có thể thấy thời gian gần đây không các công ty tư nhân, doanh nghiệp, các hộ kinh doanh nhỏ lẻ đều dùng hình thức này để thu hút khách hàng. Bên cạnh đó, cũng có rất nhiều sự kiện đặc biệt được diễn ra duy nhất 1 lần trong năm vì thế rất được chú trọng. Có rất nhiều người chia sẻ kinh nghiệm trong việc tổ chức, tuy nhiên để đầy đủ và chi tiết nhất không phải ai cũng biết. Sau đây là những bước cơ bản nhưng cần thiết nhất hướng dẫn lập kế hoặc tổ chức sự kiện.
Kinh nghiệm cần có khi chuẩn bị tổ chức sự kiện
1/ Kế hoạch càng chi tiết càng dễ thành công
Một chương trình sự kiện từ khi đưa ra đến khi tiến hành các bạn, các bạn phải luôn có một kế hoạch cụ thể rõ ràng. Kế hoạch ở đây không phải là thông tin ngày tháng diễn ra, địa điểm là xong mà các cần lên kịch bản một cách chi tiết kể cả những phương án dự trù khi cần thiết. Sự kiện đặc biệt thì không thể diễn ra lân thứ 2 được đâu nhé, nên hãy nhớ càng chi tiết thì các dễ thành công.
Xem thêm bài viết: Kinh nghiệm cần biết khi tổ chức chương trình sự kiện theo thời tiết
2/ Chiến lược phải được phát triển nhắm đến thành công
Chắc chắn rồi, các bạn luôn có được mục đích quan trọng để xứng đáng với những gì bạn đang chuẩn bị kể cả thời gian lẫn chi phí, bạn phải ước tính được hết nhé! Hãy cẩn thận trong việc liên kết giữa các dạng sự kiện được tổ chức với mục đích mà nó nhắm đến. Và phải đảm bảo được các thành viên trong team hỗ trợ lẫn nhau toàn diện cho sự kiện.
Phải lập bảng liệt kê đầu việc xem xét công việc hậu cần
Thời gian lập kế hoạch ít nhất 3 tháng, đừng nghỉ nó là nhiều nhé, trong nhiều trường hợp thậm chí là chuẩn bị trước các quy trình tổ chức sự kiện trước 1 năm luôn đó chứ. Mục tiêu sự kiện có thể đo lường được bằng nhiều hình thức khác nhau nhé!
3/ Phải lập bảng liệt kê đầu việc xem xét công việc hậu cần
Một chương trình sự kiện được diễn ra thường sẽ có rất nhiều hoạt động diễn ra cùng lúc, có nhiều chi tiết cần được kiểm tra. Chính vì thế mà khâu hậu cần không thể bỏ qua được. Phải luôn xem xét và lên kế hoạch như: kích thước nơi tổ chức sự kiện, những hỗ trợ cần thiết, sắp xếp vật dụng cần có, dọn dẹp, có kế hoạch phòng ngừa cho những việc đột xuất, phương tiện đi lại và những dịch vụ công cộng như cảnh sát, cứu hỏa….
Xem thêm: Những lưu ý khi chọn biển là địa điểm tổ chức sự kiện
Bên cạnh đó bạn cũng cần phải lập kế hoạch truyền thông để nhiều người biết đến chương trình của bạn cũng như thu hút được các nhà tài trợ.