Có rất nhiều nội dung thú vị mà bạn có thể lên kế hoạch tổ chức cho sự kiện của bạn. Có thể bạn rất bận, nhưng bạn vẫn dành một phần thời gian trong ngày của mình cho việc theo dõi ai đó đang đứng trước một máy chiếu và nói chuyện qua các slide. Đây có thể không là một hình mẫu, nhưng vẫn có thể coi là một trong những yếu tố phổ biến nhất của một chương trình hội nghị, hội thảo.
Có rất nhiều nhà tổ chức sự kiện có thể làm để đảm bảo các cuộc hội thảo, hội nghị có chất lượng cao, để người tham dự và người thuyết trình nhận được nhiều nhất từ hội nghị, hội thảo.
1. Cuốn sách cần được xem qua.
Vài tuần trước khi sự kiện diễn ra người thuyết trình có thể sẽ rất bận rộn để chuẩn bị các nội dung. Thời hạn và các khuân mẫu nội dung sự kiện yêu cầu luôn luôn tạo áp lực lên nhà tổ chức sự kiện. Các nhà tài trợ thay đổi kế hoạch của họ, đơn vị tổ chức chọn địa điểm không phù hợp vì hiểu lầm nhu cầu của bạn. Bạn vẫn cần phải thu xếp thời gian để duyệt qua các nội dung trình bày của sự kiện.
Việc duyệt qua các nội dung trình bày có thể tốn thời gian. Nhưng hãy lưu ý, đây là sự kiện lớn tiếp theo có phần của bạn (nhà tổ chức) và của hơn bốn mươi diễn giả khác.
Nên ghi lại nhật ký, phối hợp để có cuộc trò chuyện khoảng nửa giờ với tất cả những diễn giả khác. Điều này sẽ rất khó khăn tuy nhiên sẽ có giá trị rất lớn đối với bạn (nhà tổ chức sự kiện).
Lịch sự kiện cần đảm bảo rằng diễn giả sẽ không dời đi cho đến phút cuối của sự kiện. Bạn đã tham gia tổ chức các sự kiện hội nghị, hội thảo trong nhiều năm, trong trường hợp các diễn giả xung đột với nhau hay xung đột với nhà tổ chức sự kiện vào đêm trước sự kiện diễn ra sẽ không có gì đảm bảo đưa được các nội dung có giá trị tới sự kiện và sự kiện sẽ thành công.
Bạn không thể theo dõi thấy tất cả các phiên thuyết trình hôm nay nhưng biết rằng những diễn giả bên cạnh bạn đang chuẩn bị rất tốt cũng giúp bạn yên tâm. Bạn biết rằng là nhà tổ chức sự kiện, bạn đã kiểm soát được một sự kiện lớn.
Bạn cũng có thể tránh các lo lắng lặt vặt như thiếu phông chữ hoặc trình bày trong tỉ lệ sai bằng việc chuẩn bị, duyệt nội dung trước một ngày.
2. Trao đổi với diễn giả về đối tượng khán giả của bạn
Thậm chí trong trường hợp có diễn giả khác nói về các chủ đề tương tự tham gia cùng ngày, cần phải chuẩn bị tốt nhất nội dung thuyết trình để thích ứng các tình huống, hãy trao đổi càng nhiều càng tốt về khán giả mục tiêu với diễn giả để có nội dung phù hợp.
Một trong những phương pháp tiếp cận yêu thích của nhà tổ chức sự kiện là chọn các diễn giả đã tham dự sự kiện tương tự trong quá khứ. Một người đã là khán giả mục tiêu của bạn trong quá khứ cũng sẽ hiểu những diễn giả đã trình bày với họ trong quá khứ.
3. Cung cấp cho các diễn giả các “câu thần chú” đơn giản
Một viễn cảnh khó khăn khi diễn giả phải đứng trước hàng trăm khán giả thậm chí có thể hàng ngàn đồng nghiệp của diễn giả và nói “Tôi biết những gì tôi đang nói về “.
Người tổ chức sự kiện sẽ giúp đỡ diễn giả bằng cách cho họ một vài ý tưởng đơn giản, dễ nhớ. Người tổ chức biết rằng nếu diễn giả làm được hai điều này sẽ giúp cả hai bên cùng hài lòng.
– Khán giả của chúng tôi quan tâm nhiều hơn về ‘làm thế nào ‘ hơn là tại sao?
– Là đơn vị tổ chức chúng tôi không bao giờ thất vọng về một diễn giả khi họ cho biết nội dung yêu cầu là quá cao.
Với những sự kiện trong lĩnh vực tiếp thị kỹ thuật số (digital marketing), một trong những lời chỉ trích lớn nhất của nội tại nhà tổ chức sự kiện, và đối thủ cạnh tranh đó là các cuộc hội nghị, hội thảo tổ chức quá cơ bản.
Chúng ta có xu hướng tìm diễn giả, bên cạnh việc quá lo lắng về diễn giả sẽ phàn nàn về yêu cầu quá cao. Đơn vị tổ chức nên trao đổi với họ không phải lo lắng, điều này chỉ đơn giản là yêu cầu chuẩn bị các tài nguyên ở mức độ cao hơn.
4. Giúp diễn giả chia sẻ kiến thức của họ
Là một đơn vị tổ chức sự kiện, chúng ta đang nói chuyện về việc giúp đỡ người tham dự sự kiện nhận được nhiều nhất từ diễn giả của bạn. Rất dễ để nhìn vào vế bên kia của phương trình, nhưng làm thế nào bạn có thể giúp diễn giả của bạn có được nhiều hơn từ các cơ hội để nói chuyện với khán giả của bạn?
Nhà tổ chức sự kiện nên khuyến khích diễn giả viết bài đăng trên blog kèm theo dự kiến sẽ đi đâu, làm gì … sau khi sự kiện kết thúc.
Nhà tổ chức sự kiện cũng nên cho phép diễn giả tải lên các bài thuyết trình của mình vào tài khoản SlideShare. Sau đó nhà tổ chức sự kiện gửi vòng liên kết đến tất cả người tham dự để họ biết được danh tiếng riêng của diễn giả.
Những mảnh nhỏ của các tư vấn trong truyền thông sự kiện cũng có ý nghĩa đối với diễn giả vì kiến thức của diễn giả được chia sẻ rộng rãi hơn. Tài nguyên và lịch sử sự kiện cũng giúp nhà tổ chức sự kiện chuẩn bị tốt hơn cho các sự kiện trong tương lai.
Kết luận:
Trong việc tổ chức một sự kiện hội nghị, hội thảo lớn, sự chú ý của nhà tổ chức sự kiện sẽ thường xuyên chệch hướng chuyển ra khỏi nội dung của sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện đặc biệt lưu ý dành thời gian cho khán giả, diễn giả và nội dung trình bày, điều này sẽ giúp tổ chức sự kiện thành công hơn cũng như thành công trong việc đem sự kiện đến với công chúng. Dành nhiều thời gian và sự chú ý với diễn giả của bạn và nội dung của họ sẽ giúp bạn tổ chức, quản lý, truyền thông các sự kiện tốt hơn.