Các bước chuẩn bị để có một buổi khai trương hoàn hảo
Lễ Khai Trương được xem là “gia vị” quan trọng trong kế hoạch xây dựng và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp không những phải biết tổ chức một event hoành tráng, thu hút chú ý từ cộng động thì còn phải biết cách dẫn dắt khách hàng của mình đến sự kiện, từ đó tạo cho họ cơ hội tiếp cận đến những dịch vụ/sản phẩm tốt nhất của mình.
Tuy nhiên không phải cứ mạnh tay chi tiêu là thành công, điều này đòi hỏi phải có một đội ngũ ê-kíp và một chiến lược linh hoạt. Sau đây là một vài bước tham khảo để doanh nghiệp lên ý tưởng tổ chức sự kiện.
Bước 1: Quyết định xem sẽ tổ chức event kiểu gì và dự trù ngân sách ra sao
Có rất nhiều cách thức tổ chức sự kiện khai trương: trải thảm đỏ, làm tiệc pizza, ceremony party,…Nếu đã có sẵn cơ sở kinh doanh thì doanh nghiệp cũng có thể mời bạn bè, họ hàng, đối tác và quan trọng nhất là các cơ quan truyền thông tham gia sự kiện này như một buổi tiệc thân mật tại gia. Party là cách tối ưu nhất để chủ doanh nghiệp tiếp cận những khách hàng tiềm năng cũng như có thể giới thiệu sản phẩm, dịch vụ một cách gián tiếp, vì “miếng trầu là đầu câu chuyện”.
Cố gắng lập một danh sách chi tiết các khoản thu chi cho xuyên suốt sự kiện, phải chắc ăn rằng ngân sách khớp với những gì phải chi trả trong khi sự kiện diễn ra. Cụ thể những mục cần phải được “check” lại kĩ đó là: thiệp mời, tiệc nhẹ, nước ống và thức ăn cho khách, phụ kiện bày trí, quà tặng,…và bạn phải nắm rõ được rằng ngân sách đó đã phù hợp hay chưa, có cần giảm quy mô sự kiện xuống hay không. Nên nhớ “Chất” vẫn là “nhất”.
Bước 2: Lên timeline cho kế hoạch tổ chức event
Bạn phải dự trù ít nhất 2 – 3 tháng thời gian cho phép để hoàn tất mọi công đoạn in ấn thiệp mời, phân phát thư mời và chắc chắn số lượng người tham gia. Chỉ định ngay nhân viên nào đảm nhận công việc gì trước khi sự kiện diễn ra và lên deadline rõ ràng. Lưu trữ hết những thông tin trong suốt quá trình làm việc, trao đổi giữa các bộ phận. Tạo các “checklist” để chắc chắn không ai có lý do quên công việc được chỉ định. Cuối cùng là lập cơ sở dữ liệu về thông tin người tham gia sự kiện.
Sẽ rất có lợi nếu bạn cho chạy thử sự kiện để nắm rõ được những sai sót có thể xảy ra khi chạy chính thức cũng như tập luyện cho nhân viên làm theo đúng quy trình được đề ra với hiệu suất cao, tránh bị động khi gặp sự cố.
Bước 3: Xác định rõ những đối tượng bạn đang cố gắng hướng đến
Doanh nghiệp không chỉ cần phải đặt mục tiêu tiếp cận đến khách hàng mà còn phải biết lưu ý đến các đối tác, đặc biệt là những đối tác tiềm năng trong tương lai, đừng coi lễ khai trương chỉ đơn thuần là một sự kiện ăn mừng, đây là yếu tố tạo nên thời cơ hội nhập vào cộng đồng doanh nghiệp béo bở đấy.
Hãy để truyền thông biết rằng bạn là một “start-up” trong khu vực mới và điều này sẽ tạo ra sự lan truyền “free” cho trước và sau khi kết thúc event. Hãy chắc chắn rằng kế hoạch truyền thông đã được hoàn thiện trước khi thực hiện event 2-3 tuần, cố gắng mời những nhân vật thuộc chính quyền của khu vực tổ chức lễ để thể hiện lòng kính trọng đối với địa phương. Điều quan trọng nhất: Hãy cố gắng lưu giữ những “khoảng khắc” này, nó vô cùng quý giá trên các trang thông tin địa phương đấy.
Bước 4: Sự kiện này phải thể hiện được hình ảnh của doanh nghiệp một cách khéo léo
Hãy thể hiện màu sắc doanh nghiệp qua “tea-break” hay “party” để tăng độ nhận biết của khách mời đối với thương hiệu. Sẽ không có gì là quá đáng khi bạn lợi dụng 1 chút thời gian để dẫn khách mời tham gia xung quanh trụ sở kinh doanh mới và phát tặng mỗi người mẫu sản phẩm dùng thử, sau đó hãy hỏi họ cảm nhận gì về nó sau khi nhìn, chạm, dùng và cảm nhận. Nhắc lại: đây không chỉ là một bữa tiệc gặp mặt đơn thuần, mà đây là “gia vị” cho chiến lược marketing, vậy nên hãy thu hút sự chú ý của công chúng một cách nghệ thuật.
Xem thêm:
Bước 5: Đưa ra sự kỳ vọng hợp lý và dự tính được hiệu quả
“Thành Rome không thể xây dựng chỉ trong một ngày”, trong khi bạn đang khởi đầu cho công việc kinh doanh, hãy đồng thời xây dựng những chiến lược marketing vững chắc. Một số cách thức khá “rẻ tiền” nhưng đáng tham khảo như sau:
• Đặt bảng hiệu và poster.
• Phát tờ rơi, brochure, booklet.
• Đưa sản phẩm dùng thử
• Lấy ý kiến từ bạn bè, người thân, đồng nghiệp,…
• Quảng cáo trên các website, đặt bàn hỗ trợ khách hàng tại các hội chợ, sự kiện cộng đồng.