Đối với tổ chức sự kiện, dự trù kinh phí là một khâu quan trọng nhưng khá khó nếu bạn chưa có kinh nghiệm nhiều.
Để thiếu sót các hạng mục, có thể bạn sẽ không đủ ngân sách thực hiện chương trình, đồng thời bộc lộ sự thiếu chu đáo và chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Người làm sự kiện chuyên nghiệp phải biết cách dự trù ngân sách tối thiểu cần có cũng như thu xếp đủ chi phí thiếu hụt đáp ứng các khoản phát sinh. Dù event ở bất kì quy mô nào thì việc thiết lập ngân sách dự trù và chi tiêu trong ngân sách đã định đó đều cần thiết và không thể bỏ qua.
Mời bạn cùng tìm hiểu một số vấn đề cần đặc biệt chú ý khi hoạch định ngân sách cho tổ chức sự kiện.
Nghiên cứu kỹ Proposal trước khi lập dự trù chi phí
Để lập dự toán được chu đáo, điều cần thiết nhất là phải đọc thật kỹ nội dung Bảng kế hoạch dành cho sự kiện, để biết chúng ta cần gì cho chương trình đó. Nếu chủ quan, bạn có thể vô tình bỏ qua một vài hạng mục quan trọng và kết quả là ngân sách dự trù không đủ để thực hiện.
Liệt kê tất cả hạng mục cần sử dụng
Bước kế tiếp, người làm sự kiện phải liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc tổ chức về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà các hạng mục sẽ được định ra sao cho phù hợp. Thông thường, bảng ngân sách cho một sự kiện thường có các khoản mục sau:
1. Địa điểm (thuê địa điểm, đồ dùng tại địa điểm…)
2. Đồ ăn thức uống
3. Trang trí (hoa, bóng bay, cổng chào, …)
4. Thiết bị nghe nhìn (âm thanh ánh sáng, thiết bị trình chiếu, …)
5. Văn nghệ
6. Set up (sân khấu, bàn ghế, nhà bạt, thảm, … nếu thứ này không có trong phí thuê địa điểm)
7. Thiết kế, in ấn (banner, backdrop, thiệp mời, menu, brochure, place card…)
8. Photo, camera
9. Nhân sự (nhân công setup, dàn dựng, ca sĩ, PG, tiếp tân, đồng phục…)
10. Game, quà tặng
11. Đi lại, vận chuyển
12. Giao tiếp (nếu liên quan nhiều đến gọi điện thoại, gởi thiệp mời, chi phí tiếp khách…)
13. Bảo hiểm, bảo vệ (nếu có)
14. Linh tinh (tiền điện, nước, chi phí khác..)
15. Chi phí dự phòng, phát sinh
Nếu bạn không chắc chắn về giá cả hạng mục nào, đừng ngần ngại liên hệ nhà cung cấp để lấy giá cho chính xác. Đối với những người mới vào nghề, còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, lập dự trù kinh phí có thể là một công việc vô vàn vất vả bởi bạn chẳng thể nắm được giá cả của tất cả mọi thứ hàng hóa dịch vụ. Tuy nhiên, theo thời gian kinh nghiệm được tích lũy, việc này sẽ dễ dàng hơn vì các sự kiện thường giống nhau ở một số hạng mục.
Ở một, hai lần đầu tiên, hãy đưa những người có kinh nghiệm tổ chức event xem bảng dự trù kinh phí của bạn để họ góp ý cho bạn về những thiếu sót nếu có. Lý do là sự thiếu kinh nghiệm của bạn sẽ kéo theo việc không biết dự lượng một hạn mức phù hợp chocác hạng mục cần có trong sự kiện.
Ví dụ: Để đón tiếp 1000 khách cùng một lúc, bạn không biết phải bố trí việc Check in và số lượng PG đón tiếp như thế nào cho phù hợp, không có cảnh xô đẩy, chen lấn nên kết quả là bạn dự trù số lượng PG và bàn tiếp tân quá nhiều, dẫn đến ngân sách sẽ bị đội lên. Hoặc bạn tổ chức sự kiện trong một hội trường lớn nhưng không biết công suất âm thanh nào là phù hợp cho khán phòng đó. Hãy liên lạc ngay nhà cung cấp âm thanh để được tư vấn chứ đừng đoán bừa và đưa ra con số áng chừng.
Chơi với tiền không bao giờ dễ dàng
Ngoài ra, có những sự kiện mà người muốn tổ chức thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn cần biết “Liệu cơm gắp mắm”. Nếu ngân sách thiếu hụt, chúng ta phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những khoản có mức độ cần thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.
Một yếu tố quan trọng khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện”. Một event luôn có thể phát sinh những việc chúng ta không lường trước được. Vì vậy, khoản dự phòng này giúp người làm sự kiện hạn chế những rủi ro. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng sự kiện.