Tổ chức sự kiện ngoài trời – Bài toán đầy rủi ro với bất cứ EventProf nào!
Ngày 10/1 vừa qua, chương trình Mobifone RockStorm được tổ chức tại SVĐ Mỹ Đình, đây cũng là sự kiện kết thúc chuỗi chương trình RockStorm năm 2015 được tổ chức tại 7 tỉnh thành phố trong cả nước. Có lẽ sẽ là một cái kết đẹp hơn rất nhiều với toàn bộ ekip làm chương trình và khán giả nếu như trời không đổ mưa lớn và lại đúng đợt lạnh nhất của miền Bắc. Case study về chương trình Rockstorm có lẽ đã gợi lại một chủ đề khá thú vị cho các ACE làm event: Nên xử lý thế nào với những sự kiện ngoài trời nếu chẳng may gặp điều kiện thời tiết xấu, đặc biệt là mưa bão?
Trong tất cả các vấn đề của sự kiện outdoor, chắc hẳn thời tiết là một trong những vấn đề nhức nhối hàng đầu của event-er. Chúng ta cũng không thể nào tránh khỏi ý trời, vậy nên cách xử lý hiệu quả nhất có lẽ vẫn là có sẵn phương án đề phòng rủi ro và phản ứng thật nhanh chóng.
#1. Chọn ngày tổ chức
Chủ động liên hệ với các tổ chức hoặc Trung tâm dự báo có uy tín để dự báo chuẩn xác nhất có thể tình hình thời tiết trước khi lựa chọn ngày diễn ra chương trình.
#2. Mua bảo hiểm cho sự kiện
Phương pháp này thường được sử dụng tại nước ngoài, khi các loại hình bảo hiểm dành cho sự kiện rất phong phú và có các điều khoản quy định chặt chẽ nhằm hạn chế thấp nhất những thiệt hại cho đơn vị tổ chức khi rủi ro xảy ra. Ngoài điều khoản bảo hiểm cho các vấn đề về thời tiết, còn có các loại bảo hiểm đối với trường hợp chương trình bị dừng, tạm hoãn vì những lý do bất khả kháng hoặc gặp rủi ro từ phía đơn vị tài trợ, v.v…
#3. Trang bị các vật dụng chống mưa bão cho trang thiết bị sử dụng trong sự kiện:
– Các thiết bị liên quan đến điện tử như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, màn hình cần được bảo quản kỹ càng, tránh nước mưa và kê cao hơn so với mặt đất. Nên sử dụng loại màn hình LED dành riêng cho ngoài trời. Các tủ điện công suất lớn cũng cần che chắn để tránh nước mưa gây chập điện, cháy nổ.
– Các vật dụng như bàn ghế, nếu có thể di chuyển được đến khu vực tránh mưa thì nên di chuyển sớm. Tất cả các vật dụng ngoài trời khác cũng phải đảm bảo đủ trọng lượng để không bị thổi bay hoặc có thể neo được cố định xuống dưới đất. Các phần trang trí cho sân khấu nên sử dụng những chất liệu chịu được điều kiện thời tiết khắc nghiệt ở ngoài trời. Khu vực Điều khiển (Control Center) nên setup sẵn nhà tránh mưa để không bị ảnh hưởng đến các thiết bị và máy móc.
– Các loại ô dù, lều bạt tránh mưa bão:
Hiện tại ở Việt Nam, trong các sự kiện ngoài trời thường hay sử dụng loại dù tròn cỡ lớn (đường kính từ 20 – 28m) khi trời mưa. Đặc điểm của loại dù này là thời gian thi công và lắp đặt nhanh chóng. Ngoài ra, chúng ta còn có thể sử dụng nhà bạt được dựng từ các khung truss. Đặc điểm của nhà bạt là chắc chắn và thẩm mỹ hơn so với dù tròn. Nếu làm trên diện tích lớn và có khách VIP thì nên sử dụng nhà bạt thay cho dù tròn, nhưng bạn phải setup từ trước do thời gian setup lâu hơn. Trong các triển lãm, hội chợ, giải đấu thể thao hoặc các show diễn ca nhạc lớn, chúng ta còn thấy sự xuất hiện của các nhà lều bơm hơi có sức chứa từ vài trăm tới vài nghìn người. Đây cũng là một giải pháp tốt để đề phòng rủi ro về thời tiết.
– Đối với người phụ trách về khách mời, đại biểu cấp cao hoặc nghệ sỹ trong các sự kiện ngoài trời, điều không thể thiếu đó là luôn chuẩn bị sẵn ô (dù) cầm tay trong trường hợp phát biểu, thực hiện các lễ nghi hoặc hộ tống đại biểu.
Ngoài ra, trong một số sự kiện lớn ở nước ngoài, Ban tổ chức còn sử dụng các đại bác xua mây để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ khi gặp phải tình hình mưa bão bất ngờ. Mặc dù đại bác xua mây (Hail Cannon) được phát minh tại phương Tây từ thế kỷ 19 nhưng phương án này hiện nay vẫn khá tốn kém và phức tạp.
#4. Luôn chuẩn bị sẵn phương án B
Người phương Tây có câu “Hope for the best, prepare for the worst” (Luôn hi vọng những điều tốt đẹp nhất nhưng không quên chuẩn bị cho những tình huống xấu nhất) có lẽ là câu nói phù hợp nhất cho các event-er trong trường hợp này. Dù có dự phòng tốt đến đâu, chúng ta vẫn cần những phương án xử lý nhanh chóng và kịp thời nhất khi chương trình bất ngờ gặp mưa bão lớn.
– Dời lịch tổ chức chương trình
Một số chương trình biểu diễn ca nhạc có bán vé hoặc các sự kiện ngoài trời có quy mô tới vài trăm nghìn người (khiến các phương án dự phòng ở trên không còn khả thi) sẽ thường lựa chọn phương án này. Ban tổ chức sẽ hoãn lịch và tổ chức lại 1 buổi diễn khác sau khi trời đã hết mưa bão.
Để làm được việc này, khả năng kiểm soát và thương lượng với các nghệ sĩ của đơn vị tổ chức phải cực kỳ khéo léo và hợp lý, bởi không phải nghệ sĩ nào cũng trống lịch để biểu diễn bù vào hôm sau, nhất là những nghệ sĩ “đinh” của chương trình. Hơn nữa, nếu như sự kiện diễn ra vào tối thứ 7, chúng ta có thể dời sang Chủ nhật nhưng từ chủ nhật sang thứ 2 lại là một vấn đề khác. Vì thế sẽ tùy từng điều kiện tình hình cụ thể, tùy địa điểm mà đơn vị tổ chức sẽ có những phương án xử lý khác nhau. Thêm nữa, đơn vị tổ chức còn gặp phải rất nhiều phát sinh cho chi phí thuê địa điểm, thuê trang thiết bị phục vụ trong chương trình.
– Di chuyển địa điểm từ outdoor thành indoor
Trong 1 sự kiện âm nhạc được tổ chức tại triển lãm Giảng Võ, Ban tổ chức đã nhanh chóng di chuyển toàn bộ sân khấu từ ngoài trời vào trong nhà và chương trình vẫn diễn ra như dự kiến. Đây cũng là 1 nỗ lực hết sức đáng trân trọng của BTC chương trình. Tuy nhiên để có thể làm được điều này, trước khi diễn ra sự kiện, chúng ta đã chuẩn bị sẵn phương án dự phòng và xác định được địa điểm để di chuyển từ outdoor vào indoor.
Đối với những sự kiện của các thương hiệu (ra mắt sản phẩm mới, khai trương, v.v…), trừ những trường hợp bất khả kháng như mưa bão quá lớn đến mức gây nguy hiểm cho người tham dự, còn lại hầu hết các sự kiện thuộc dạng này đều sẽ diễn ra theo đúng lịch trình. Khi đó, công việc của đơn vị tổ chức là đảm bảo an toàn và sử dụng các phương án dự phòng ngay lập tức (VD: có ô dù che cho nghệ sĩ lên sân khấu, thay đổi hoặc bố trí ô dù tại vị trí phát biểu của VIP, cắt bỏ các tiết mục không biểu diễn được dưới trời mưa, tránh chập cháy về điện do nước mưa gây ra …).
Trên đây là một số kinh nghiệm cũng như nguyên tắc xử lý khi sự kiện outdoor gặp mưa bão mà #BackstageEvent tổng hợp lại. Các ACE trong nghề nào nếu đã từng trải qua những case study hoặc kỷ niệm đáng nhớ khi xử lý các sự kiện outdoor bị dính mưa, mọi người cùng chia sẻ thêm nhé.
Theo Backstage Event