Bí quyết quản lý khách mời trong lễ khánh thành
Lễ khánh thành hay sự kiện khánh thành là sự kiện ra mắt cực kỳ quan trọng của một công ty. Trong quan niệm bất động sản của Á-Đông có hai buổi lễ quan trọng nhất định không thể bỏ qua đó là lễ động thổ và lễ khánh thành. Nếu lễ động thổ là sự kiện khởi công bắt đầu xây dựng một công trình, thì lễ khánh thành được tổ chức để thông báo đến mọi người về sự hoàn thành của công trình đó, như nhà xưởng, cao ốc.
Chính vì vậy lễ khánh thành mang nhiều yếu tố “tâm linh”, mang yếu tố may mắn “đầu xuôi đuôi lọt”. Một sự kiện khánh thành diễn ra suôn sẻ sẽ mang lại vượng khí cho công ty. Bên cạnh đó, lễ khánh thành còn là cơ hội quảng báo thương hiệu, chứng tỏ đẳng cấp của công ty với các đối tác kinh doanh và khách hàng tiềm năng.
Dưới đây là một vài lưu ý dành cho các nhà tổ chức sự kiện, trong khâu khách mời giúp sự kiện khánh thành của bạn được hoàn hảo:
Xác định số lượng khách mời
Sau khi nhận được danh sách khách mời từ khách hàng, nên phân chia việc gửi thư mời và gọi điện thoại xác nhận tham dự với khách hàng. Có những sự kiện khách hàng sẽ mời khách nhưng cũng có những sự kiện đơn vị tổ chức sự kiện sẽ đảm nhận phần việc này.
Sau khi liên hệ với khách mời, nhà tổ chức sự kiện sẽ có một danh sách ban đầu với tương đối chính xác số lượng. Tuy nhiên, vào thời gian trước khi diễn ra sự kiện khoảng hai ngày, nên liên hệ xác nhận tình trạng khách mời lần cuối để có được danh sách chính thức.
Điều tiết Check-in
Lễ khánh thành thường diễn ra ngoài trời, với các hoạt động đón khách quy mô. Khu vực đón khách của sự kiện thường đặt hai đến bốn bàn với PG làm nhiệm vụ check-in khách mời. Đối với những sự kiện có sự tham gia của khách mời VIP hoặc các cơ quan truyền thông, nên sắp xếp bàn riêng để check-in cho những đối tượng này, vì đay là những nhân vật cần được quan tâm nhiều hơn. Ngoài ra, nên có thêm ít nhất hai PG đứng phía trước để điều tiết khách mời vào bàn check-in, tránh tình trạng quá tải khách mời.
Đảm bảo an toàn cho khách mời
Hình thức tổ chức của lễ khánh thành diễn ra ngoài trời thường gây nhiều sự cố ảnh hưởng đến an toàn của khách tham dự sự kiện, nhất là đối với khách mời VIP. Vì vậy, cần bố trí lối đi và nhân viên bảo vệ (nếu cần thiết) để đảm hoạt động sự kiện diễn ra tốt đẹp. Đặc biệt lưu ý lối đi thoát hiểm luôn được thông thoáng để bất kỳ sự cố nào thì khách mời cũng sẽ an toàn rời khỏi.
Trao quà away gift và kết thúc sự kiện trong trật tự
Sau lễ khánh thành, chủ đầu tư thường trao quà cho khách mời. Để hoạt động cuối cùng vẫn giữ được phong thái chuyên nghiệp cần chú ý số quà nên vượt ít nhất nửa số lượng khách mời. Một mẹo để không bị thất thoát quà tặng, cũng không lo phát quà không kịp cho khách là phân bố các PG đứng thành hàng, người phát quà, một hàng khác đứng sau lung chuyển quà lên tran và trao tay cho khách mời.
Để sự kiện kết thúc trong trật tự, thời điểm này cần tăng cường lực lượng bảo vệ tập trung ra ngoài hỗ trợ về mặt an ninh. Phân làn khách mời và phân làn ở nơi gủi xe cũng là cách để hạn chế số lượng người đổ ra quá lớn, khó kiểm soát.
Chăm sóc khách mời tham gia sự kiện đóng vai trò quan trọng đối với việc thành công của sự kiện lễ khánh thành. Vì vậy đối với chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ có những biện pháp để chăm sóc khách mời tốt nhất, chu đáo nhất.
Xem thêm: