Trong quá trình tổ chức một sự kiện, nhân sự là một yếu tố không thể thiếu. Sắp xếp nhân sự tốt cũng là một phần để giúp event thành công. Hãy cùng tìm hiểu xem trong event người ta phân chia nhân sự như thế nào nhé.
Số lượng người tham gia vào tổ chức một sự kiện phụ thuộc vào quy mô của sự kiện. Ví dụ khi tổ chức một sự kiện nhỏ chỉ có từ 1 đến 2 người nhưng những sự kiện có quy mô lớn thì số lượng nhân sự có thể nhiều, có khi lên đến cả ngàn người nếu là sự kiện của Quốc gia.
Đối với các công ty tổ chức sự kiện thì tùy công ty mà người ta phân ra những cấp bậc quản lý khác nhau. Một số công ty có thể phân theo cấp bậc, một số lại phân theo bộ phận.
Một công ty quản lý sự kiện có thể có các nhân sự sự kiện sau đây:
1. Event Manager/Event Planner
Người này sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện, từ viết kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau event.
2. Event leader/ Project manager
Người sẽ thực hiện theo kế hoạch và điều phối chương trình, thuê mướn địa điểm, thuê mướn, thỏa thuận với các suppliers về âm thanh ánh sáng, về sản xuất,…
3. Event supervisor
Sẽ quản lý theo từng hạng mục trong event, ví dụ điều phối tiệc, quản lý PGs, quản lý celeb (người nổi tiếng), phụ trách truyền thông,… – đối với những công ty có quy mô nhỏ thì sẽ bỏ qua cấp bậc nhân sự này mà phân công trực tiếp cho event executive.
4. Event executive
Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager
5. Helper – Cộng tác viên: Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, phụ chạy những công việc linh tinh phát sinh.
Ở những công ty chuyên nghiệp, người ta có thể phân ra các bộ phận để phụ trách từng phần việc. Thay vì phải thuê mướn các supplier để sản xuất, hoặc các công ty để quản lý các nhân sự như MC, PG,… thì những công ty này sẽ làm từ a – z cho một event.
1. Bộ phận event
Ở bộ phận này sẽ chia ra làm 2 bộ phận nhỏ hơn là account và executive. Account sẽ là những người đi nhận brief từ khách hàng, mang về, brainstorm và viết kế hoạch, báo giá, sau đó mang đi present với khách hàng. Executive là những người theo sát account trong quá trình lên kế hoạch và sau đó sẽ triển khai kế hoạch đó ra để thành một event.
2. Bộ phận thiết kế
Bộ phận này chuyên thiết kế tất cả những hạng mục mà account mang về.
3. Bộ phận logistic
Đây là bộ phận sẽ thực hiện những công việc liên quan đến hậu cần như thuê mướn trang thiết bị, sản xuất các hạng mục phục vụ cho event, vận chuyển, bảo quản vật dụng event
4. Bộ phận Operation (hoặc nhân sự)
Sẽ chịu trách nhiêm thuê mướn nhân sự (thuê thêm nhân viên, helper, cộng tác viên, freelancer,..)
Tất cả những bộ phận này sẽ hỗ trợ ăn ý lẫn nhau để thực hiện một event từ lúc nhận brief cho đến khi kết thúc và report cho khách hàng sao cho thông suốt và thành công nhất.