Việc tổ chức một chương trình sự kiên không phải là vấn đề mới mẻ, tuy nhiên không thể tránh khỏi những rủi ro có thể xảy ra. Dù một công ty chuyên nghiệp tổ chức event tầm cỡ lớn vẫn còn gặp phải huống chi là những người mới tiến hành tổ chức một hai lần. Đây là điều chẳng ai mong muốn đúng không nào. Vậy chúng ta phải làm gì? Trong bài viết này chúng tôi muốn chia sẻ đến tất cả các bạn đang làm công việc tổ chức sự kiện những vấn đề đáng lưu ý trong khâu tổ chức và cách khắc phục ra sao cho tốt nhé!
Những vấn đề không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện
1/ Vấn đề về sức chứa người tham gia nơi tổ chức
Trước khi một chương trình sự kiện được diễn ra, các bạn phải đảm bảo rằng lượng khách mời, khách hàng nói chung là người có mặt tại sự kiện là bao nhiêu để chọn một sảnh, khách sạn, văn phòng… phù hợp nhất. Phải đảm bảo số lượng đó không vượt quá sức chứa, tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra gây ảnh hưởng không tốt đến sự kiện của bạn
2/ Người dẫn chương trình
Hầu hết một chương trình sự kiên diễn ra không thể thiếu MC, người dẫn chương trình, người làm nhiệm vụ cầu nối xuyên suốt chương trình được diễn ra. Tuyệt đối đừng coi thường vai trò của người dẫn chương trình. Có những event nội dung một đường và người dẫn chương trình một nẻo. Nguyên nhân có thể là các bạn chưa đưa bản thảo cho MC, đưa quá muộn hoặc cũng có thể người dẫn chương trình quá tự tin vào tài năng của mình mà không cần xem bản thảo. Bạn cần chú ý, cân nhắc lựa chọn và nhắc nhở đến họ để không xảy ra sự kiện đáng tiếc.
Phải luôn đảm bảo chương trình diễn ra thành công, tốt đẹp
3/ Người nổi tiếng
Đã có rất nhiều chương trình, mượn hình ảnh của người nổi tiếng hay các “Sao: để làm cho sự kiện của bạn nhận được nhiều thu hút hơn. Đây là điều mà được khá nhiều người công nhận. Tuy nhiên, cũng có nhiều kiểu sao làm cao nào thì đến muộn khiến ban tổ chức phải tìm đủ mọi cách chữa cháy cho chương trình,.. Bạn cũng cần để ý đến vấn đề này để sự kiện được diễn ra thành công.
4/ Lập kế hoạch dự phòng khi cần thiết
Phương pháp dự phòng là điều khá cần thiết, bạn không nên chủ quan về tất nhé, vì chúng ta không thể nào biết trước được mọi chuyện sẽ diễn ra ra sao. Và một điều là càng nghĩ ra nhiều tình huống có thể xảy ra càng tốt vì không ai dám chắc rằng nó không xảy đến đối với sự kiện của bạn. Bạn có thể kiểm soát, xử lý nhanh chóng các tình huống không may gặp phải vì bạn đã có sự chuẩn bị từ trước.
Rủi ro là điều không tránh khỏi, nếu chưa thật sự yên tâm hãy tham khảo dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp của chúng tôi để tránh rủi ro nhé!